De ‘Excellende’ van spreadsheets
Zet Google aan het werk met zoektermen als ‘problemen Excel’ of ‘Excel trouble’ en je wordt overspoeld met zoekresultaten. Niet verrast? Dan kunt u deze blog in principe overslaan en lekker doorgaan met waar u mee bezig was. Kijk je er wel van op, dan zijn de komende minuten lezen zeker de moeite waard.
Fouten en gebrekkig versiebeheer
Vooral op financiële afdelingen leunt men nog altijd sterk op Excel voor rapportages en analyses. De voordelen spreken voor zich: laagdrempelig, schier eindeloze mogelijkheden, alom aanwezige basiskennis en lage kosten. Je voelt de ‘maar’ al aankomen. De gebruiker heeft binnen Excel enorm veel vrijheid om informatie te ver- en bewerken, middels formules en verwijzingen. Naarmate de complexiteit toeneemt, groeit het gevaar op fouten evenredig. Een enkele fout kan ook nog eens op meerdere plaatsen terugkomen, met een onbetrouwbaar rapport als resultaat. En dan hebben we het nog niet eens over onduidelijkheid als gevolg van gebrekkig versiebeheer.
Koudwatervrees?
Volgens onderzoek bevat maar liefst 88% van alle Excelsheets fouten! Kwalijker nog is dat er dus ook verkeerde beslissingen worden genomen op basis van deze gegevens. Ook op financiële afdelingen van gerenommeerde banken, overheidsinstellingen, universiteiten en beursgenoteerde bedrijven komt dit veelvuldig voor. Waarom dan toch vasthouden aan spreadsheets? Hier is onder meer sprake van koudwatervrees, oftewel angst om op iets anders dan het bekende over te stappen. Maar die angst hebben we met z’n allen al zo vaak overwonnen. Anders zouden we onze partners nog steeds aan de haren onze grot binnen slepen of, wat recenter, met wegenkaarten klooien in plaats van navigatie te gebruiken.
Niet interactief
Doordat veel mensen binnen de organisatie hun eigen Excelsheets maken, ontstaat er een wildgroei aan overzichten, waarbij iedereen zijn of haar eigen waarheid creëert. Omdat Excel niet interactief is, is de toelichtende verklaring dus niet altijd voorhanden. Resultaat: ‘We komen er in ons volgende overleg op terug’. Dat is natuurlijk niet meer van deze tijd. Informatie moet interactief zijn en vragen direct beantwoorden op basis van complete en actuele informatie. Ik kom hier in een later blog nog op terug.
Overcompleet
Bijkomend probleem van Excel is dat overzichten vaak gebaseerd zijn op verouderde informatie en overcompleet zijn. We krijgen soms Excelsheets onder ogen met 16 of meer tabbladen. Wie gaat dat lezen? We spreken regelmatig medewerkers van de afdeling Financiën die uren en dagen met Excel in de weer zijn. Zij hebben zelf toegang tot actuele informatie in het ERP en realiseren zich vaak niet voldoende dat andere collega’s zoals budgethouders, inkopers, verkopers en MT-leden diezelfde behoefte hebben. Met het bijkomende gevaar dat die vervolgens ook nog eens hun eigen Excelbestanden gaan maken.
De oplossing voor deze ‘Excellende’ is…
Het antwoord op deze vraag is: Operational Intelligence. En raad eens wat, laten wij bij Sumatra nou producent zijn van deze geavanceerde rapportage oplossing!