Cijfers liegen niet…

Cijfers liegen niet, maar vertellen vaak maar de halve waarheid. Een onvolprezen docent statistiek waarschuwde ooit op de volgende briljante wijze voor het gevaar van gemiddelden. ”Stel, iemand ligt met zijn voeten in een bak ijs en met zijn hoofd in een oven. Zijn ‘gemiddelde’ lichaamstemperatuur is 37,5°C. Maar hij is wel morsdood!” In feite is dit voorbeeld ook op dit blog van toepassing. Zonder context en relevante, actuele informatie zijn veel cijfers in rapportages eveneens ‘dode’ data. Dat is met onderstaande tips eenvoudig te voorkomen.

Een juist inzicht in de juiste cijfers resulteert in, je raadt het al: juiste informatie. En daarmee in de juiste beslissingen. Zorg er daarom, net als onze klanten, voor dat informatie aan onderstaande punten voldoet (ezelsbruggetje: de beginletters vormen het woord CURIO):

1. Compleet

Het is belangrijk om ook aanvullende informatie beschikbaar te stellen. Zo krijgt bijvoorbeeld een budgethouder vaak alleen inzage in budget vs realisatie, terwijl hij of zij ook gebaat is bij informatie over leveranciers. Wie zijn die leveranciers, welke afspraken hebben wij met hen e.d. Deze aanvullende informatie geeft gebruikers een veel completer beeld en daarmee betere informatie.

Marjon Becker | RTV Rijnmond:

“Wij hebben diverse budgetverantwoordelijke MT-leden binnen het bedrijf. Het is voor hen belangrijk dat ze een actueel inzicht hebben in de budgetruimte van de projecten waarvoor zij verantwoordelijk zijn. Voor dit overzicht hoeven zij niet in de boekhouding te kijken, omdat zij toegang tot alle relevante informatie hebben via Sumatra. Voor de budgetverantwoordelijke collega’s is het erg belangrijk dat ze dieper op de materie kunnen ingaan. Als bijvoorbeeld de programmakosten op de begroting uitlopen, kunnen ze doorklikken naar alle relevante details en zelfs de journaalpost en inkoopfactuur zien.”

2. Userbased

Maak niet voor iedere medewerker een apart rapport, maar presenteer binnen hetzelfde interactieve rapport de informatie afhankelijk van degene die inlogt. Dus: een verkoper ziet alleen de eigen klanten en omzet/marge. Een budgethouder alleen de eigen projecten en van zijn/haar team etc. Dit bespaart veel tijd in het ontwikkelen en vereenvoudigt het onderhouden van dashboards en rapportages.

Harm Dickhoff | Sjaak van der Vijver:

“Niet alleen directie en management maakt gebruik van Sumatra, maar eigenlijk alle medewerkers. Iedere medewerker heeft de Sumatra app tot zijn of haar beschikking. Daarin hebben ze via hun smartphone of tablet overal en altijd inzicht in hun eigen planning, gewerkte uren en verlof.”

3. Realtime

Beslissen op cijfers van gisteren brengt risico’s met zich mee, dus moeten we kunnen beschikken over actuele (lees: realtime) informatie.

Dirk Schaffrath | TCK Sports Group:

“In de Benelux hebben we 20 mensen in de buitendienst die in hun rayon klanten bezoeken en adviseren. Voordat een vertegenwoordiger bij de klant naar binnen stapt, kan hij op zijn notebook heel makkelijk alle relevante en actuele informatie opvragen. Hij kan precies zien wat er bij de klant speelt en gaat dus altijd goed geïnformeerd bij de klant naar binnen. Dat is een stuk professioneler dan wanneer je aan de klant moet vragen hoe het ervoor staat.”

4. Interactief

Informatie is niet statisch, al doen allerlei geprinte lijsten en Excel anders vermoeden. Informatie roept vaak vragen op. Zorg er daarom voor dat deze vragen worden beantwoord! Wordt de informatie te summier aangeboden, dan ontbreken de (noodzakelijke) verklarende details. Stuur je wel alle mutaties mee, dan wordt het een onoverzichtelijke brij aan cijfers. Informatie hoort dan ook informatief te zijn, want alleen dan krijg je inzicht in de onderbouwing van een getal.

Roger Gorissen | MTB Maastricht:

“Ik heb dankzij Sumatra alle financiële informatie van vier administraties razendsnel in één scherm. Het interactie-aspect is een vooruitgang van jewelste, vooral omdat ik eenvoudig kan doorklikken naar alle onderliggende details en zelfs documenten.”

5. Overal en altijd

Zorg dat informatie overal en altijd toegankelijk is zodat gebruikers niet afhankelijk zijn van bijvoorbeeld de administratie of IT-afdeling.

Raud Dijkstra | Empatec

“Ik vind het belangrijk dat medewerkers niet meer afhankelijk zijn van wanneer wij iets sturen. Sumatra is er altijd, dus niemand heeft het excuus ‘ik had het even niet gezien’ of ‘ik heb het niet gekregen’.”

Benieuwd naar hoe tevreden wij ook jou kunnen maken met onze unieke oplossingen voor operational intelligence? Neem dan gerust eens contact met ons op.