Tijd is geld

Volgens een rapport van McKinsey besteden werknemers elke dag 1,8 uur aan het doorzoeken en verzamelen van informatie. Dat is gemiddeld 9,3 uur per week!

Je kent de frustratie vast wel. Je wilt nog even de omzetstatistieken opzoeken, voordat je naar de klant vertrekt. Want je wilt niet onvoorbereid aankomen. Het opzoeken van de cijfers kost meer tijd dan verwacht, dus met tegenzin vraag je een collega om jou uit de brand te helpen. Waardoor er nu dus twee personen waardevolle tijd kwijt zijn. Vast heel herkenbaar, maar ook onnodig.

In dit blog ontdekt je hoe een MKB-bedrijf met 20 medewerkers jaarlijks € 50.600,00 kan besparen.

Een simpele rekensom

Laten we eens een simpele rekensom maken. Stel je bent een MKB-bedrijf met fulltime 20 medewerkers. Dit betekent 225 werkdagen x 8 uur x 20 medewerkers, opgeteld is dat 36.000 uur. Volgens het onderzoek van McKinsey is iedere werknemer dagelijks 1,8 uur tijd kwijt aan het opzoeken van informatie. Stel dat iets meer dan de helft hiervan (1 uur) het opzoeken van informatie uit het ERP- en CRM-systeem betreft, dan gaat jaarlijks 4.500 uur verloren!

Lastige klantvragen

Nu hoor ik jou denken, dat valt bij ons wel mee. Maar is dat ook zo? Stel dat een klant belt met de vraag of een product op voorraad is, wat niet zo blijkt te zijn. Vervolgens vraagt de klant wat dan de verwachte levertijd is, en als dat te lang blijkt welk alternatief je kan bieden. En oh ja, hoeveel stuks had de klant vorig jaar ook alweer van een bepaald product besteld? Ondertussen zoek je “snel” nog even de openstaande posten. Het woord snel staat bewust tussen aanhalingstekens, want zo snel gaat het opzoeken van bovenstaande informatie in de praktijk vaak niet. Omdat je vaak meerdere schermen moet openen om de benodigde informatie te kunnen raadplegen, kost dit vaak veel tijd.

De budgethouder

Een ander voorbeeld is de budgethouder, die wil weten of er nog wel budgetruimte is voor een geplande aankoop. In veel budget gestuurde organisaties geldt, dat de benodigde informatie niet voor iedereen beschikbaar is of snel kan worden geraadpleegd. Daarom is de budgethouder vaak aangewezen op informatie die de administratie (periodiek) beschikbaar stelt. Omdat deze cijfers niet actueel zijn, pakt de budgethouder de door hem of haar bijgehouden Excelsheet erbij. Bij twijfel of alles hierin is bijgewerkt, wordt besloten om toch de collega van de administratie naar de meest recente cijfers te vragen. En zo zijn ook in dit voorbeeld twee personen tijd kwijt aan deze zoektocht.

De oplossing

Alle hierboven beschreven informatie wordt geregistreerd in een ERP-systeem als Exact Globe of Microsoft Dynamics en/of een CRM-systeem als Microsoft CRM of Exact Synergy. Deze software is uitermate geschikt voor het invoeren van zaken als klanten, orders en grootboekmutaties. Maar in de praktijk is ERP- en CRM-software veel minder voor het opzoeken en presenteren van cijfers.

Sumatra Operational Intelligence blinkt juist uit in het overzichtelijk presenteren van relevante informatie. Dankzij de slimme opzet van interactieve schermen, wordt het raadplegen van informatie kinderspel. Zonder complexe handelingen vindt de gebruiker razendsnel de gewenste informatie, inclusief verklarende details.

In de praktijk levert dit een enorme tijdwinst op, omdat gebruikers het scherm nooit hoeven te verlaten om alle relevante cijfers te raadplegen. Deze actuele cijfers zijn ook nog eens via het internet toegankelijk, ideaal als je thuiswerkt of onderweg bent naar een klant.

Kostenbesparing

Nu pretenderen wij natuurlijk niet dat wij met onze software de verloren tijd van 225 uur per medewerker/per jaar volledig opheffen. Maar, stel dat Operational Intelligence de zoektijd halveert. Dit levert per medewerker een besparing van 110 uur op. Bij een gemiddeld uurloon van € 23,00 bespaar je als ondernemer jaarlijks maar liefst € 2.530,00 per medewerker. Voor een bedrijf met 20 medewerkers is dit een jaarlijkse besparing van € 50.600,00. En dit alles wordt mogelijk door slechts een deel van dit bedrag te investeren in de juiste software….

Ben je benieuwd hoeveel jij kan besparen? Neem dan gerust eens contact met ons op.