Binnen Sjaak van de Vijver wordt gewerkt met meerdere softwarepakketten: KING voor de boekhouding, Connect Warehouse Management Systeem (WMS), Timewize voor de klokregistratie en AFAS voor HR & Salaris. Toen Harm Dickhoff, Financial Controller, in 2013 in dienst kwam, had hij al snel de wens om informatie uit deze vier bronnen samen te voegen voor rapportagedoeleinden.
Toen Harm Dickhoff, Financial Controller, bij Sjaak van der Vijver kwam werken werd er met vier softwaresystemen met verschillende databases gewerkt, die zogezegd niet met elkaar konden praten. Maar de noodzaak was er wel om alle informatie inzichtelijk en overzichtelijk te krijgen. Door het maken van een Microsoft SQL-datawarehouse en de implementatie van Sumatra is dat gelukt. Ook al ging het niet helemaal vanzelf, het resultaat mag er absoluut zijn.
“Al snel bleek dat wij vier verschillende databases hadden; deze pakketten konden zogezegd niet met elkaar praten”, vertelt Dickhoff. “Mijn collega Frank van der Valk heeft daarom een Microsoft SQL-datawarehouse gemaakt, waarop we vervolgens met Sumatra konden rapporteren. Het was best wel een complex project, om informatie uit vier bronnen naar één bron te krijgen. Gelukkig heeft Frank een goede SQL-kennis en kon hij alle bronnen in één SQL-database krijgen.”
“Nu we alle informatie hadden ontsloten, konden we bepalen waar onze informatiebehoefte lag. Voorheen, toen we nog werkten met Excellijsten, hadden we geen goed inzicht. Deze handmatig bijgehouden Excellijsten waren een crime om mee te werken. De eigenaren wilden beter inzicht krijgen in onze winst en marges en bij welke klanten we het winnen en verliezen. Zij hadden dus behoefte aan actuele informatie. Wij hebben voor hen een aantal Sumatra overzichten gemaakt.”
Niet alleen directie en management maakt gebruik van Sumatra, maar eigenlijk alle medewerkers. Iedere medewerker heeft de Sumatra App tot zijn of haar beschikking. Daarin hebben ze via hun Smartphone of Tablet overal en altijd inzicht in de planning, gewerkte uren en verlof. Ze hoeven hiervoor dus nooit meer bij hun manager of de HR-afdeling aan te kloppen. Ze hebben zelf toegang, ook als het kantoorpersoneel al naar huis is.
“Toen aan de eerste behoefte was voldaan, het inzicht in de margeontwikkeling, kwamen er al snel meer wensen. Veel gebruikers die toegang tot Sumatra kregen, kwamen me aanvullende wensen.” “Het leek soms wel of ik voor ieder opgeleverd rapport weer twee nieuwe rapporten moest maken” vertelt Van der Valk met een glimlach. “Als men eenmaal doorheeft wat er met Sumatra mogelijk is, dan willen ze meer. Omdat ik erg handig met de Sumatra Builder ben geworden, kan ik gelukkig vrij snel nieuwe dashboards en rapportages maken. Dit zijn niet alleen de geijkte rapporten als openstaande posten en omzet en marge per klant, maar ook het berekenen van de ideale looproutes in ons magazijn. We kunnen zo precies monitoren hoelang iemand doet over een bepaalde order en waar we nog efficiencywinst kunnen behalen.”
“We zijn voorlopig nog niet klaar met Sumatra. Als mensen eenmaal doorhebben hoe Sumatra werkt, dan gaan de gordijnen open van wat er allemaal nog meer mogelijk is” vertelt Van der Valk. “We willen bijvoorbeeld nog een monitor op de productievloer hangen met een dashboard een overzicht van welk werk er nog ligt. Hoeveel dozen er nog moeten worden gepakt, hoeveel bestellingen nog de deur uit moeten etc.” vult Dickhoff aan.
