“Met Sumatra kunnen we alles heel snel vinden” vertelt Stefan Potma, Applicatiebeheerder bij Hotraco.
“Niet alleen de operationele processen als financiën, productie en verkoop, maar eigenlijk alles dat ergens in een database is vastgelegd. Het zoeken van informatie en documenten gaat met Sumatra veel sneller en effectiever dan in Exact. Omdat iedereen actueel inzicht heeft, worden uitzonderingen en fouten razendsnel ontdekt.”
“Als je een overzicht meer dan één keer op nieuw moet maken of als meerdere personen om vrijwel dezelfde gegevens vragen, dan maak ik daarvoor een Sumatra rapport” vertelt Stefan Potma, applicatie beheerder bij de Hotraco Groep. “Vroeger maakte ik veel lijsten in Excel en Reporting Services, maar nu maak ik alleen nog maar dynamische rapportages met Sumatra.”
“Wij gebruiken Sumatra geconsolideerd over de databases van alle bedrijfsonderdelen en hiermee kunnen wij o.a. volledige financiële rapportages maken. Ook koppelen wij informatie uit ons toegangsbeheersysteem aan medewerker informatie uit Exact Synergy en presenteren dat rapport via Webservices op de informatieschermen in onze vestigingen. Zo zien wij bijvoorbeeld welke BHV-ers per vestiging aanwezig zijn en wie er aan het eind van de dag nog in een pand aanwezig is. Zo voorkom je dat iemand per ongeluk het alarm aanzet terwijl er nog iemand in het pand is. “
De HR-afdeling gebruikt Sumatra voor inzage tot Synergy-tickets waarin wij vastleggen wat medewerkers tot hun beschikking hebben: computers, telefoons, leaseauto’s, diploma’s en sleutels, maar ook alle softwarelicenties. Vroeger stond dit allemaal in Excel, maar die lijsten hebben we allemaal vervangen door dynamische en actuele overzichten in Sumatra.”
“Ook op onze serviceafdeling werd vroeger alles in Excel vastgelegd. Door de groei van de afdeling en het aantal klanten ging het werken met Excellijsten op een gegeven moment niet goed meer. Nu registreren de service engineers alles in Synergy en met Sumatra hebben ze nu razendsnel inzicht in alle tickets. Het is nu eenvoudig om te analyseren welke tickets nog openstaan, hoe vaak over een bepaalde productgroep wordt gebeld, welke personen bellen voor handleidingen. Informatie wordt met Sumatra niet alleen sneller gevonden, de cijfers zijn ook compleet en betrouwbaar.”
“Voor de productieafdeling heb ik krachtige view gemaakt die data uit allerlei databronnen samenvoegt. In dit overzicht staan alle productieorders per unit op datum en tijd, en welke productie-unit het gaat maken. Op de productieafdeling zien ze realtime welke orders ze moeten gaan starten alsmede de status van de huidige productieorders. Ook alle gecalculeerde en gerealiseerde uren zijn live inzichtelijk. Omdat we de afdeling goed kunnen aansturen op basis van Sumatra hebben we hiervoor geen maatwerk in Exact nodig. Wij overwegen om monitoren op de productievloer te plaatsen met grafieken, die met de timer continue worden geactualiseerd.”
“Onze klanten vragen de verkopers regelmatig naar de orderstatus. Daarom is een overzicht gemaakt, waarin de verkopers de status van alle te leveren orders kunnen inzien. Ook details over onderdelen die nog niet gereed of ontvangen zijn, staan in het interactieve rapport. Omdat we in het interactieve rapport kunnen zien op welke dag de laatste onderdelen worden ontvangen of geproduceerd, kunnen we de klant precies vertellen wanneer de order compleet kan worden uitgeleverd.”
“Een handige feature van Sumatra is, dat ook documenten binnen de rapportages worden getoond. Hierbij worden niet alleen documenten uit Exact Globe en Exact Synergy getoond, maar worden er via Sumatra ook snelkoppelingen naar documenten op ons netwerk aangeboden. Het kostte voorheen veel tijd om alles uit ordners te halen, maar nu zien de medewerkers alle aan hen beschikbaar gestelde documenten direct op het scherm.”
Hotraco Group is een internationaal opererende groep van innovatieve en technisch hoogstaande bedrijven die zich toelegt op systeemontwikkeling en systeemintegratie van met name op besturingstechniek georiënteerde oplossingen. Hotraco Group is hoofdzakelijk actief in de agri-, industrie- en waterbehandelingssector en richt zich op het creëren van een optimale leef-, werk-, bewaar- en groeiomgeving. Voor mens, dier en gewas. Hierbij staat techniek ten dienste van het resultaat.
