“Wij doen niets meer met Excel. Het risico op fouten is natuurlijk gigantisch” vertelt Raud Dijkstra, Manager Finance & Control. “Wat ik ook enorm belangrijk vind, is dat medewerkers niet meer afhankelijk zijn van wanneer wij iets sturen. Dat is voor onszelf ook de grootste winst, want of het was te laat, het was niet goed of er zat een foutje in. Driekwart van de tijd hadden we het toen eigenlijk over ‘klopt het wel wat je hier ziet.’ Dat is zonde van ieders tijd. Sumatra is er altijd, dus niemand heeft het excuus ‘ik had het even niet gezien of ik heb het niet gekregen, het was een dag te laat, ik kon mij niet meer voorbereiden’ want iedereen kan overal en altijd bij de informatie.”
“In 2017 hebben we besloten de overstap van Dynamics NAV naar Exact Globe te maken. Toen werd eigenlijk heel snel Sumatra gevonden. Het mooie is dat Sumatra naadloos aansluit op zowel Dynamics NAV én Exact. We hebben toen eerst rapportages op Dynamics NAV gemaakt, ook al werd deze uitgefaseerd. Deze rapportages gebruiken we nu nog steeds als naslagwerk.”
“Wat ook heel belangrijk is, is dat men ziet ‘wat er onder een getal zit’. Voorheen stond er in Excel bijvoorbeeld omzet een ton, en wat is dan wel meegenomen en wat niet. Binnen Sumatra zie je binnen hetzelfde scherm alles dat relevant is en zelfs documenten, dat is enorm handig. Je hoeft dus niet meerdere bronsystemen te raadplegen om verklarende details te kunnen inzien.”
“Technisch kan Sumatra bijna alles, maar je hebt wel iemand nodig die alles goed implementeert. Dit wordt vaak onderschat. Het is een drie-eenheid: klant + consultant + software. Een goede aanpak en voldoende investeren in consultancy is essentieel voor een succesvolle Sumatra implementatie. Als je een goed plan hebt en voldoende investeert in consultancy, dan verdien je de investering gewoon dik terug! Veel bedrijven kijken naar wat het kost en niet naar wat het oplevert, wat niet terecht is. In mijn optiek verdienen wij minimaal het tienvoudige terug en misschien zit ik dan nog wel aan de lage kant.”
“We hebben 7 bedrijven, die in principe niets met elkaar te maken hebben. Naast Exact Globe gebruiken we COMPAS voor HR, UNIT4 voor Salaris en Werkstap. Sumatra biedt prima mogelijkheden om binnen één pakket gecombineerde informatie uit de diverse bronsystemen te tonen. Ook kunnen gegevens per medewerker goed worden afgeschermd. In het primaire pakket is dat vaak een stuk lastiger, daar is het vaak een kwestie van alles of niets kunnen zien.”
“Bij rapportages denken we heel vaak aan financieel, maar wij zetten Sumatra veel breder in. Overzichten als wie welke opleiding heeft gevolgd en wat vervaldata van certificeringen zijn etc. trek je met Sumatra zo uit de bron. De meeste informatie waarover wij nu rapporteren is niet echt meer financieel, maar betreft doorlooptijden van orders, ziekteverzuim en verlof. Het gaat over hele andere dingen dan alleen financieel. Met Sumatra ontwikkel je uniforme rapportages, ook als de bedrijven anders zijn ingericht.
Met Sumatra word je dus onafhankelijker van ‘de (bron)pakketten die eronder draaien. Ongeacht de inrichting kan je alles op een uniforme wijze presenteren. Je wordt veel flexibeler en dat heb je met 7 bedrijven zeker ook nodig. Je moet niet willen dat jouw primaire pakket de beperkende factor is. Dat is nu natuurlijk wel heel vaak zo, en met Sumatra los je dat op!
Empatec is een ambitieus sociaal werkbedrijf en met 1100 medewerkers één van de grootste werkgevers van Friesland. Wij geloven in werk en de functie ervan voor mens en maatschappij. Wij bieden zinvol werk aan medewerkers met afstand tot de arbeidsmarkt. We willen met alles wat we doen toegevoegde waarde leveren aan onze mensen, de maatschappij en onze klanten. Wij geloven in werk!
