Dutch Leaf Smokin’ Goods Warehouse is een groothandel, importeur en exporteur in tabak, rokersbenodigdheden, elektronisch roken (e-roken), e-sigaretten, e-liquids, CBD-olie en cannabis accessoires. De voornaamste klanten zijn coffeeshop ondernemers, tabaksspecialisten, gemakswinkels, tankstations, headshops, smartshops, webshops en intermediairs.
Dutch Leaf is een authentiek bedrijf met Nederlandse (Dutch) ’roots’. Dutch Leaf is eigenaar van toonaangevende merken zoals; Greengo, Flamez, Paucho, FLEVA en Saverette. Tevens zijn zij exclusief distributeur van onder andere Royal Blunts Hemparillo en FrutaStick.
Dutch Leaf vertrouwt al jaren op de software van Exact. Na diverse interne managementwisselingen besloot het huidige MT in 2020 dat er een professionaliseringsslag moest plaats vinden. Men vond in Axians de juiste partner om dit automatiseringsproces te begeleiden.
Applicatiebeheerder Ludo Hasenbos legt uit: “Te veel zaken werden niet of niet centraal bijgehouden. Informatie zat met name in de hoofden van mensen. Analyseren en sturen op data was daarmee niet mogelijk. Nu hebben we alle klanten van de juiste kenmerken voorzien en houden we bij wanneer ze gebeld of bezocht worden.”
Ter illustratie laat hij een screenshot zien op zijn telefoon: “Hier! Een klant bestelt via Whatsapp drie keer vloei. Welk merk en type? Drie stuks of drie dozen? De vertegenwoordiger van deze klant kan het je vast vertellen maar nu kunnen we het ook zelf terugvinden. Als de vertegenwoordiger van deze klant op vakantie was, bleef in het verleden zo’n order onnodig liggen.”
CEO Kars van Laarhoven vult aan: “Voor mij is het van belang dat ik kan zien waar onze vertegenwoordigers mee bezig zijn. Worden de juiste klanten bezocht? Besteden we niet te veel tijd aan kleine klanten met weinig potentie, waardoor er geen tijd over blijft voor de klanten die ertoe doen. Nu we dat vastleggen, wordt dat inzichtelijk en kan ik bijsturen. Heel mooi is ook dat in de Sumatra rapporten ook getoond wordt bij welke klanten de omzet terugloopt, zodat ik kan controleren of dat met de bezoekfrequentie te maken heeft.”
Ook het retour krijgen van goederen was een proces waar de nodige aandacht voor is geweest. Als leverancier van tabaksartikelen dient Dutch Leaf heel goed bij te houden bij welke fabrikanten er wordt ingekocht en aan welke winkel of distributeur het wordt verkocht. Ludo Hasenbos licht toe: “Voor de douane en de accijnzen moeten we nauwkeurig bijhouden, tot op een pakje shag nauwkeurig, bij wie we het hebben ingekocht en aan wie we het weer verkocht hebben. Zitten er slordigheden in de administratie, dan kunnen we onze vergunning kwijtraken met alle gevolgen van dien. Leuke bijvangst daarbij was wel dat we zagen dat sommige klanten wel heel vaak iets retour stuurden. Misschien dat die bewust iets te veel bestelden om boven de drempel van gratis verzenden uit te komen, om vervolgens een deel terug te sturen. Wat de reden ook was, dat behoort nu tot het verleden.”
De tabaksregistratie heeft nog een andere bijwerking, legt Kars van Laarhoven uit. “Een verkoper kan bij ons heel veel omzet maken op tabaksartikelen. Maar daar moeten wij de accijns weer over afdragen. Door dat verschil binnen onze rapportages zichtbaar te maken, kunnen we veel beter sturen op marges en resultaat dan op omzet.”
Ludo gaat verder: “Exact Synergy was voor ons de oplossing om al die processen en gegevens centraal in vast te leggen. Een belangrijke voorwaarde bij de pakketselectie was dat we heel veel zelf kunnen doen. Op die manier is het echt ons systeem. Zo richt Kars zelf de verzoektypes in. Periodiek komt een consultant van Axians ons daarbij helpen met het beheer en ingewikkeldere zaken zoals de taken met Trigger en Validation Manager (TVM) van Axians. En voor de complexere rapportages schakelen we een consultant van Sumatra in.”.
Alhoewel Exact Synergy het perfecte pakket is om alles centraal vast te leggen, had de uitrol nog wel de nodige voeten in de aarde. Ludo weet dit als applicatiebeheerder als geen ander: “Exact Synergy is een echte bedrijfsapplicatie. Wij hebben een team van jonge mensen die gewend zijn om met heel eenvoudige apps te werken waarin lang niet zoveel hoeft te worden bijgehouden. Maar daar haal je dan weer niet de benodigde informatie uit. Dat leverde wel de nodige weerstand op. Daarom is het belangrijk om de gebruikers te laten zien waarom ze het moeten doen. Via Sumatra hebben alle medewerkers toegang tot de informatie die voor hun relevant is. Zodra ze doorhebben welke voordelen ze hiervan hebben, verdwijnt geleidelijk de weerstand om al die zaken vast te leggen.”
Kars licht toe: “Met FusionXL van Sumatra zijn we nu weer met een verbeterslag bezig om het inzicht te vergroten en de invoer te vereenvoudigen en te versnellen. Elke vertegenwoordiger kan nu zelf zien bij welke klanten er aandacht nodig is, en waarom. Vervolgens kunnen ze zelf de benodigde acties ondernemen en hoef ik alleen bij te sturen in plaats van aan te duwen. Nu leggen we bezoeken vaak nog pas achteraf vast, maar in de toekomst willen we ook veel meer vooraf gaan plannen. Bijsturen voor iets misgaat is ook weer zo’n verbeterslag die hoog op de agenda staat.”
Ludo besluit: “Er is nog zoveel wat we met deze software kunnen en willen doen. Als MT willen soms meer dan de organisatie aankan. We begonnen ook in een lastige periode. Leuk dat je alle bezoeken wil gaan vastleggen op het moment dat alle winkels en de horeca dicht moesten. Dat heeft ook de nodige druk op onze organisatie gelegd. Stap voor stap verbeteren werkt in onze ervaring het beste. We zijn ook blij dat we bij Axians één aanspreekpunt hebben die zorgt dat de juiste persoon wordt ingeschakeld. En we zijn blij met onze vaste consultants, Frank Nouwen van Axians en Marco Kraaijeveld van Sumatra. Die kennen onze organisatie, denken mee en we hoeven niet steeds alles opnieuw uit te leggen. Wij blijven in elk geval doorgaan met verbeteren en het is mooi om te zien hoe we als organisatie, mede dankzij slim automatiseren, zijn gegroeid.”
