Royal Steensma – use case

Inzicht in operationele processen, grip daarop krijgen en processen verbeteren.

Deze keer gingen we op bezoek bij Royal Steensma, producent van bakkerijingrediënten in de breedste zin van het woord. Dat doen ze al meer dan 180 jaar. Zo’n 2,5 jaar daarvan werken ze ondertussen ook met Sumatra rapportages. Valt er na 180 jaar nog iets te verbeteren in je bedrijf, vroegen we ons af. Tijd dus om eens te kijken wat ze daar zoal met Sumatra doen!

Operationeel overzicht

Bij binnenkomst is het al direct duidelijk. Applicatie specialist Marcel van Zoelen heeft de Sumatra Builder al startklaar op een van zijn schermen. “We bouwen nagenoeg alles zelf” legt hij uit “Leuk voordeel is dan ook dat collega’s steeds vaker binnenstappen met ideeën. Hoe meer ze Sumatra gebruiken, hoe meer ze de voordelen zien en inzicht krijgen door overzicht, hoe meer overzichten ze willen. Daarom vinden we het belangrijk dat we het zelf kunnen onderhouden. Wij zitten dicht bij de gebruikers en kennen de processen en knelpunten als geen ander”.

Royal Steensma heeft al jaren AB als vaste partner voor hun Exact Globe en Synergy omgeving omdat AB de ERP specialist is voor de (voedings)industrie. “De consultant van AB heeft me de nodige uitleg gegeven over Sumatra en sindsdien doen we het veelal zelf. Alleen als ik zelf te weinig tijd heb, schakel ik nog wel eens een consultant van AB in” legt Marcel uit. Naast Sumatra beheert hij overigens ook het automatiseren van taken met RPA (voorheen ABEI) zelf.
“Inzicht in processen is voor ons belangrijk” vertelt Marcel “vandaar dat we ook zo blij zijn met Sumatra. Met dat inzicht zien we waar dingen goed of juist fout gaan. Daarmee hebben we grip en kunnen we ervan leren. Het gevolg? We werken nu efficiënter en kunnen we onze kwaliteit blijven verbeteren”.

Op de vraag of Sumatra ook wordt gebruikt voor management rapportages is Marcel duidelijk. “We hebben wel wat management rapportages maar de focus ligt nu echt op de operationele overzichten. Zo ben ik nu bezig met een dashboard voor de afdeling Expeditie. Elke afdeling krijgt zo’n dashboard, waarbij de input van de gebruikers gevraagd wordt. Met hun feedback kan ik echt iets maken wat ze nodig hebben en waar ze blij van worden. Zodra de afdelingen beschikken over wat ze nodig hebben, gaan we uiteraard zeker aan de slag met management overzichten”.

Met Sumatra eenvoudig en intuïtiever werken

Dat gebruikers niet meer in Exact Globe zelf hoeven te kijken, was voor Royal Steensma ook een reden om voor Sumatra te kiezen. Het bleek namelijk erg lastig, soms zelfs onmogelijk om de rechten zo in te richten dat gebruikers bij alleen die onderdelen konden komen die ze nodig hadden. “Met Sumatra bepaal ik zelf wie wat mag zien. Ze hoeven ook alleen maar te kijken en niets te wijzigen. En uiteindelijk werkt Sumatra ook veel eenvoudiger intuïtiever” legt Marcel uit, “Ik krijg maar zelden vragen over hoe je met Sumatra moet werken. Veruit de meeste vragen vanuit gebruikers zijn suggesties. De tevredenheid is dan ook hoog”.

Sumatra wordt steeds breder ingezet

Steeds meer processen worden gemonitord vanuit Sumatra. Bijvoorbeeld het proces van monsters aanvragen. Dat kan eenvoudig een proefmonster opsturen zijn, maar Royal Steensma ontwikkelt op aanvraag ook klant-specifieke producten. “We hebben dit hele proces in Exact Synergy ingericht” laat Marcel zien “en met Sumatra houden we in de gaten dat het proces ook goed en tijdig wordt opgevolgd”.

Binnen de voedingsindustrie wordt ook veel gebruik gemaakt van certificaten. Zo moet daarmee bijvoorbeeld worden gegarandeerd dat een product ook 100% vegetarisch, halal of koosjer is. Die certificaten worden uitgegeven door leveranciers. Soms voor alle producten maar regelmatig ook specifiek voor één artikel. “Die certificaten hebben een bepaalde geldigheidsduur” licht Marcel toe, “dus is het voor Royal Steensma zaak om goed in de gaten te houden welke certificaten gaan vervallen zodat we tijdig een nieuw certificaat kunnen aanvragen”.

Trots laat hij zien dat hij deze documenten ook zichtbaar maakt in zijn Dashboard voor de Expeditie. “Zo heeft iedereen ze altijd bij de hand wanneer die nodig zijn, en met kleurtjes geef ik een waarschuwing of een certificaat dreigt te verlopen” licht hij toe. “Daarnaast heb ik ook een RPA-taak gemaakt die tijdig de juiste personen een waarschuwing per email toestuurt”.

Meer met Exact Globe en Exact Synergy

Voorlopig is Marcel nog wel zoet met de Dashboards voor de afdelingen. Daarbij is ook het streven om weg te blijven van Excel of andere manieren om gegevens vast te leggen. “Zo willen we de verkoopbudgetten in Globe ook gaan inzetten” vertelt hij. “Excel lijkt handig maar geeft ons geen grip en hoe betrouwbaar zijn de cijfers dan? Zodra de informatie in Exact staat, kan ik er een overzicht op maken waarmee we op betrouwbare cijfers kunnen sturen. En natuurlijk zetten we daar ook Exact Synergy voor in. Voor de Kwaliteitsbewaking, de Klachtenafhandeling en bij HR voor de in-/uitstroom van medewerkers”.

Exact Synergy speelt daarmee binnen Royal Steensma ook een steeds belangrijkere rol. “Daarbij vertrouw ik dan weer op de expertise van onze partner AB” vertelt Marcel. “Ik weet veel, maar nog lang niet alles. En ik laat me graag inspireren door een ervaren consultant. De consultants van AB lopen ook al heel wat jaren mee in de maakindustrie. Wat heeft die zo’n consultant gemaakt voor andere klanten? Zijn er verbeteringen mogelijk die we nu zelf nog niet zien? Daar ben ik heel benieuwd naar”.

Kennis delen en innovatie

Voor vandaag hebben we genoeg gezien; Marcel is voorlopig nog wel even bezig. En zoals hij onze software inzet, komt deze ook optimaal tot zijn recht. Inzicht in operationele processen, grip daarop krijgen en processen verbeteren daar waar nodig. Daarmee ondersteunt de automatisering bij Royal Steensma ook de visie om “een kennisrijke, innovatieve partij waarmee het, in de breedte van haar assortiment, goed samenwerken is” te zijn en te blijven.

N.M. Heilig – use case

Informatie is key

Op het Factory Meets Factory event van BrainSys gaf Sandra Boonacker, Finance & Business Process Manager, een inspirerende presentatie over de wijze waarop binnen het familiebedrijf wordt omgegaan met procesinformatie. Ondersteund door aansprekende praktijkvoorbeelden vertelde Sandra enthousiast over de voordelen die Operational Intelligence haar en haar collega’s oplevert. Volgens Sandra is informatie dan ook essentieel ter ondersteuning van alle bedrijfsprocessen.

Vervanging van ‘de Excelletjes’

Toen Sandra bij N.M. Heilig in dienst trad, werd er regelmatig gewerkt met ‘Excelletjes’ met als gevolg diverse manieren van werken. De verdere ontwikkeling van Sumatra bleek een goed argument om deze losse lijsten te vervangen door één centrale oplossing, waarin iedereen beschikt over dezelfde waarheid. Als voorbeeld noemt Sandra de afleverdata van leveranciers, die voorheen in Excel werden bijgehouden. Hiervoor heeft ze nu een Sumatra rapport gemaakt, zodat iedereen werkt met dezelfde betrouwbare informatie. “Als ik mensen bij andere bedrijven spreek, hoor ik dat zij vaak nog gebruik maken van Excel. Mijn advies aan hen is om eens naar Sumatra te kijken.”

Tevreden over BrainSys

Bij haar vorige werkgever, waar ze ook met Exact en Sumatra werkte, had Sandra goede ervaring opgedaan met BrainSys. Dus besloot Sandra hen te benaderen om ook bij N.M. Heilig hun vaste Exact en Sumatra partner te worden. Sandra vertelt hierover: “Het fijne van BrainSys is hun uitstekende branchekennis, hands-on mentaliteit en uiteraard dat ik op hoog niveau kan sparren over complexere vraagstukken. Door mijn ruime ervaring met Sumatra kan ik de meeste overzichten zelf bouwen met de Sumatra Builder. Maar soms loop ik toch tegen een uitdaging aan. Dan is het prettig dat ik consultant Dirk kan inroepen om met zijn expertise samen de laatste puntjes op de i te zetten.”

Sumatra als bonus

In de loop der jaren zijn een aantal bedrijfsprocessen gewijzigd of geoptimaliseerd. Niet iedereen is altijd even blij als processen wijzigen of als er meer zaken dan voorheen moeten worden vastgelegd. Daarom is Sandra’s standpunt, dat als ze processen wijzigt of uitgebreidere registratie van data verlangt, ze de collega’s ook iets teruggeeft. Met Sumatra kan Sandra de collega’s laten zien welke extra informatie er beschikbaar komt en wat ze vervolgens hiermee kunnen. Dit verhoogt de bereidheid om zaken anders te doen dan voorheen. Het mes snijdt aan twee kanten omdat processen verbeteren en de collega’s ook daadwerkelijk iets terugkrijgen.

Op alle afdelingen

Sumatra wordt super breed ingezet vertelt Sandra. “Met de Sumatra Builder maak ik rapportages voor finance, projecten, productieorders, stamdata, werkinstructies, magazijn en uiteraard inkoop- en verkoop. Er wordt op alle afdelingen met Sumatra gewerkt. De gebruikers zijn afhankelijk van hoe ik de overzichten maak, maar volgens mij zijn de collega’s tevreden over het gebruik van Sumatra. Onder andere de koppeling met de ontvangst registratie in het magazijn werkt super goed. Binnenkort ga ik voor de projectmanagers aan de slag, omdat ik nog niet helemaal tevreden ben over de wijze waarop nu de voornamelijk financiële data wordt gepresenteerd. Mijn doel is om de cijfers anders te presenteren, zodat de projectmanagers nog beter inzicht krijgen in de voor hen relevante cijfers.”

Inzicht in Productie

Inzicht in Logistieke Processen

Grip op Projecten

Documentatie

Beheer Stamdata

Data Model Editor

Het maken van de Sumatra overzichten met de Sumatra Builder gaat Sandra erg goed af door haar ruime ervaring, maar ook door de eenvoud van de applicatie. De meegeleverde Data Dictionary en Metadata browser vereenvoudigt het vinden van de benodigde data enorm. Daarnaast maakt Sandra veel gebruik van de Data Model Editor. “Ik gebruik dit heel vaak om data uit meerdere tabellen te koppelen. Dit geeft mij nog meer vrijheid om de gewenste data op de juiste manier te presenteren. Het is soms even puzzelen, maar als het vervolgens is gelukt dan word ik daar weer heel blij van.”

Exact Synergy

Sandra vertelt meer met Exact Synergy te willen gaan doen. Om te beginnen voor HR en misschien daarna voor het registreren van documenten en processen in de workflow. “Het is dan prettig dat Sumatra een integratie heeft ontwikkeld die de werking van Exact Synergy vereenvoudigt. Omdat iedereen al gewend is met Sumatra te werken, zal dit zeker bijdragen aan de acceptatie van Exact Synergy.”

Over N.M. Heilig

N.M. Heilig is een familiebedrijf die beseft dat het succes van processen afhangt van de technologie en betrouwbaarheid van de machines en installaties. Die zorgen namelijk dat materialen en grondstoffen efficiënt bewerkt en verwerkt worden. N.M. Heilig stelt zich als doel telkens de beste oplossingen aan te bieden. Of dat nu om een analyse gaat van procesomstandigheden of het leveren van kant-en-klare installaties. N.M. Heilig streeft naar een optimale capaciteit in doorvoer, een hoge mate van terugwinning, zuiverheid en precisie dosering. Door het leveren van bulk handling systemen en complete recycling installaties levert N.M. Heilig de benodigde technologie in uw productieproces. Kortom, ze functioneren als een verlengstuk om uw prestaties tot een succes te maken.

TCK Sports Group | use case

Geen dag zonder Sumatra

“Voor alle TCK-medewerkers is het eigenlijk ondenkbaar te werken zonder Sumatra. De afdeling inkoop, verkoop, magazijn en marketing heeft een eigen Sumatra rapportage, waarin alle informatie voor die afdeling op een logische heldere manier gestructureerd is. Het is leuk dat de data in de database staat, maar die data wordt pas informatie als je ‘m op een heldere manier structureert en presenteert. Als je dat dan combineert met de kennis en de ervaring van onze medewerkers, dan zijn zij in staat de juiste beslissingen te nemen, dankzij Sumatra.”

Dirk Schaffrath, directeur-eigenaar van de TCK Sports Group vertelt graag over zijn ervaring met Sumatra. “Bij TCK Sports Group wordt Sumatra bedrijfsbreed ingezet. Alle 60 medewerkers van het bedrijf maken dagelijks intensief gebruik van Sumatra rapportages.”

“Het is leuk dat er data in de database staat, maar data wordt pas nuttige informatie als je ‘m op een heldere manier structureert en presenteert. Als je dat combineert met de kennis en de ervaring van onze medewerkers, dan zijn zij in staat de juiste beslissingen te nemen, dankzij Sumatra.”

Kennis is enorm belangrijk

“Als puur handelsbedrijf is kennis voor ons een belangrijke toegevoegde waarde. Het is belangrijk dat die kennis niet alleen zit in het hoofd van een inkoper of een verkoper. Die kennis moet gedeeld worden met alle collega’s. Voor de registratie gebruiken wij Exact Globe en Exact Synergy. Om alle kennis beschikbaar te maken en van data echte informatie te maken gebruiken wij Sumatra.”

Goed geïnformeerde verkopers

“In de Benelux hebben we 20 mensen in de buitendienst die in hun rayon klanten bezoeken en adviseren. Voordat een vertegenwoordiger bij de klant naar binnen stapt, kan hij op zijn notebook heel makkelijk alle relevante informatie opvragen. Hij kan precies zien wat er bij de klant speelt en gaat dus altijd goed geïnformeerd bij de klant naar binnen. Dat is een stuk professioneler dan wanneer je aan de klant moet vragen hoe het ervoor staat.”

Financiële consolidatie

“Ook voor het management en voor mezelf als directie is het heel mooi om met Sumatra rapportages te werken. We hebben vijf BV’s met grote administraties. Toch heb ik binnen 30 seconden een realtime geconsolideerde balans en winst en verliesrekening op mijn scherm staan. Het is onmogelijk voor elkaar te krijgen in Exact Globe, maar dankzij Sumatra heb ik altijd inzicht in geconsolideerde cijfers.”

Met Sumatra heb je meteen alle relevante informatie beschikbaar

De kracht van Sumatra

“Vaak zie je dat rapportages beginnen met een hele berg aan informatie. En dan moet je eigenlijk gaan proberen dat te verdichten. Sumatra werkt precies andersom. Je hebt meteen alle relevante informatie beschikbaar. En als je het nodig vindt, dan kan je doorklikken naar detailinformatie over bijvoorbeeld een artikel, order of klant.

Goede rapportages moeten zo helder mogelijk voor de gebruiker zijn. Dankzij Sumatra hoeft een medewerker bij ons niet op tientallen knoppen te drukken om de juiste informatie te krijgen.

Door de jaren heen ben ik een zeer ervaren gebruiker van de Sumatra Builder geworden. Als je eenmaal in de gaten hebt hoe die werkt, kan je op een snelle en gemakkelijke manier zeer geavanceerde rapportages maken. Mijn collega’s en ik zouden geen dag zonder Sumatra willen én kunnen werken. Ik ben niet voor niets al ruim 10 jaar fan van Sumatra!“

Palletcentrale | Use case

Palletcentrale is ruim 50 jaar een begrip op het gebied van de in- en verkoop van gebruikte pallets. Met een eigen fabriek en alle disciplines bieden we een totaaloplossing voor iedere klant. Palletcentrale levert met 30 vrachtwagens vanuit 6 vestigingen, waaronder een productielocatie. Palletcentrale is dé totaalpartner op het gebied van pallets voor de midden en grootzakelijke markt.

Direct enthousiast

“Drie jaar geleden waren wij voor de administratie op zoek naar een vervanging van onze Excel tool. Tijdens de demonstratie van Sumatra werd ik enorm enthousiast van de mogelijkheden. Niet alleen voor mijn eigen afdeling, maar eigenlijk voor alle afdelingen” vertelt Margreet Donkers, CFO van Palletcentrale.

Salesafdeling

“Vooral de collega’s van de sales afdeling waren direct enthousiast omdat Sumatra grafisch mooier, maar vooral ook sneller en gebruiksvriendelijker werkt dan ons toenmalige pakket. De verkopers beschikken nu overal en altijd over mooie dashboards maar vooral goede inzichten in omzet en marge vanuit diverse dimensies als klant, artikel, sector en regio. Het navigeren met Sumatra werkt voor hen prettiger en sneller dan het moeten opzoeken van informatie in Microsoft Dynamics NAV, ons ERP-systeem. De opbouw van het Sumatra scherm werkt echt heel prettig omdat je op alles kunt doorklikken en altijd de context blijft zien.”

Financiële inzichten

“Zelf ben ik ook een enthousiast gebruiker, vertelt Margreet Donkers. Voorheen was ik veel tijd kwijt aan het maken van de Excel rapporten en bleef er minder tijd over voor het analyseren, met Sumatra is dat omgekeerd. Dankzij de interactieve opbouw kan ik alle data razendsnel analyseren. In één oogopslag zie ik hoe alle vestigingen er financieel voorstaan, maar zie ik ook alle onderliggende details.”

Meerwaarde van een consultant

“Wij hebben er bewust voor gekozen om de implementatie uit te besteden aan een consultant. De samenwerking met consultant Ashwin verloopt ook heel prettig. Hij heeft niet alleen veel kennis van Sumatra en Microsoft Dynamics, maar hij kan ons ook uitstekend adviseren welke overzichten nuttig zijn. In totaal hebben wij nu 21 modules, welk ieder weer is opgebouwd uit een breed scala van sub-rapporten. Dankzij zijn ervaring kan hij ons goed adviseren welke inzichten nuttig voor ons zijn.”

Bedrijfsbrede oplossing

“Vorig jaar hebben we onze licentie uitgebreid naar 35 users, zodat nog meer collega’s toegang hebben tot de voor hen relevante informatie. Ook tijdens diverse overleggen wordt Sumatra veelvuldig gebruikt. Het vormt eigenlijk de basis van meerdere overleggen, we sturen echt op de cijfers die met Sumatra worden gepresenteerd. De verkoopontwikkelingen zijn op diverse niveaus in één oogopslag inzichtelijk en we kunnen waar nodig tijdig bijsturen. Ook voor de administratie biedt Sumatra een mooie oplossing die snel inzicht geeft en ons veel tijd bespaart!” Tot slot vertelt Margreet Donkers: “Ik kan eigenlijk iedereen adviseren om eens naar deze mooie oplossing te kijken.”

Tronix Lighting – use case

Tronix Lighting is een oer-Hollands familiebedrijf dat als voorraadhoudende leverancier van Led verlichting al bijna 25 jaar is gespecialiseerd in lichtoplossingen voor de professionele markt.

“De uitrol van Sumatra ging bij ons verspreid in drie fases” vertelt CEO Maarten Verbruggen. “Om te beginnen hebben we alle Excel rapporten ‘ingeruild’ voor up-to-date Sumatra overzichten van onze belangrijkste bedrijfsvoering. Het was erg prettig dat de consultant ons hierbij op hoog niveau kon ondersteunen. We hebben eerst uitgebreid gesproken over onze bedrijfsvoering. Vervolgens heeft hij op basis van deze dialoog een uitgebreide set aan bruikbare overzichten ontwikkeld.”

Fase 1

Na de eerste dag consultancy werd er enige tijd met de nieuwe overzichten gewerkt. Vervolgens is er een tweede dag consultancy ingepland. Verbruggen vervolgt; “Tijdens deze tweede dag hebben we meer diepgang in de getallen aangebracht, zodat we vanuit de kengetallen steeds verder de diepte in konden gaan.

Fase 2

Daarna zijn we ons gaan richten op de trendlijnen, waarbij we met een voorspellende blik vooruit kunnen kijken. Vooral de voorraadanalyse is voor ons een onmisbaar instrument geworden. Dankzij de Sumatra analyses, kregen we veel beter inzicht in het voorraadverloop. Deze inzichten zijn van grote invloed op onze inkoop- en cashflow planning. We weten nu precies welke goederen we wanneer moeten inkopen. Hierbij wordt uiteraard rekening gehouden met de lange levertijd vanuit het verre oosten. Maar we weten nu ook exact wanneer we dollars moeten aankopen. Dit alles levert ons een enorme besparing op.”

Fase 3

De derde dag consultancy is, in verband met de corona situatie, remote uitgevoerd. Dit was prima mogelijk, omdat de consultant ondertussen goed op de hoogt was van de situatie bij Tronix. “Tijdens dit derde consult, hebben we ons meer gericht op de toekomst”, vervolgt Verbruggen. “We zijn gaan werken met trendlijnen, waardoor wij ineens een vooruitziende blik kregen. De Sumatra rapportages werden ineens een soort marketingtool, die ons als het ware een 3D inzicht gaf. Wij kunnen nu vanuit meerdere dimensies alle actuele data analyseren, om zo beter te kunnen anticiperen. Het is fantastisch om te zien dat na de ingebruikname van Sumatra onze bedrijfsvoering enorm is veranderd.”

Operationele inzichten

Bij operationele inzichten gaat het echt om de bedrijfsprocessen. De value-kant van het bedrijf zit ‘m in voorraad en artikelen, omloopsnelheid en de livecycle van een product. “Dankzij Sumatra hebben wij nu een veel beter inzicht in de voorraadbehoeftes. Sumatra biedt ons een voorspellende blik wanneer producten uit voorraad raken en dus moeten worden besteld. Omdat bijna allen in het verre oosten wordt gemaakt, is het voor ons essentieel om te weten wanneer we moeten bestellen. Dat is prachtig.”
“Financieel geeft Exact geen inzicht in dergelijke processen, zeker niet naar de toekomt toe. Sumatra geeft ons wel een signaal wanneer we in actie moeten komen. Wij kunnen dus heel gerichte actie ondernemen: producten bestellen, marketingacties voor niet of minder bestellende klanten of contact met de klant opnemen om de ontstane situatie te bespreken.”

Een investering die zich terugverdient

“De investering in Sumatra hebben wij al geruime tijd terugverdiend” aldus Verbruggen. “Maar dat geldt ook voor de consultancy. Wij kunnen op hoog niveau met de consultant ‘sparren’ en vervolgens zet hij onze informatiebehoefte om in heldere overzichten. Aarzel dus niet om ook te investeren in consultancy, is mijn advies.”

“Sumatra is een tool die binnen alle afdelingen van het bedrijf meer inzicht geeft. Wij zien snel waar werk aan de winkel is, want juist datgene dat aandacht verdient spring eruit. Voorheen was dit dagen puzzelen. Het is essentieel om te werken met actuele cijfers, alleen dan kan je adequaat handelen en hier gerichte actie op te ondernemen. Dankzij Sumatra zijn bedrijfsprocessen verbeterd.” Tot slot vertelt Verbruggen; “Sumatra is voor ons een onmisbare add-on op Exact. Het geeft ons onmisbare inzichten, die resulteren in flinke besparingen en een hogere productiviteit.”

MTB | Use case

Regelmatig nemen wij u mee naar onze klantenkeuken. Dit keer gaan we langs bij MTB, dat mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt ondersteunt in het vinden van werk. Sinds eind 2018 maakt MTB gebruik van Sumatra, als aanvulling op Business Central en COMPAS.

We zijn heel gecharmeerd van Sumatra

Bij de demonstratie werd voor Roger Gorissen, Karel Bressers en drie collega’s direct duidelijk dat Sumatra goed aansloot bij de wensen. “We waren op zoek naar een BI-achtig iets. We hebben toen meerdere oplossingen bekeken, maar bij Sumatra hadden we direct een goed gevoel. De overzichtelijk opgebouwde, interactieve schermen en het gebruiksgemak sluiten perfect aan bij de behoefte van onze medewerkers. Sumatra geeft de gebruikers goed inzicht” vertelt Bressers.

De belofte is waargemaakt

“De verkoper van Sumatra had ons een hoge performance voorgespiegeld, zonder dat een Data Warehouse nodig zou zijn. Wij dachten: eerst zien, dan geloven. Maar Sumatra heeft de belofte volledig waargemaakt: realtime rapportages op onze operationele omgeving met een hoge performance. We hebben geen addertjes onder het gras kunnen ontdekken. De performance en het gebruiksgemak van Sumatra zijn echt goed te noemen”, aldus Gorissen.

Budgethouders

“Ik denk dat met Sumatra de cijfers echt gaan leven. Zeker omdat budgethouders bij vragen eenvoudig naar de details doorklikken en zien wat de onderliggende mutaties zijn. Wat daarbij zeker helpt, is dat de budgethouders binnen de Sumatra rapportages zelfs de gescande inkoopfacturen kunnen inzien” vertelt Karel Bressers, Afdelingsleider Business Control van MTB. “Voor de gebruikers is Sumatra een openbaring, omdat men nu zelf direct ziet wat er speelt, zonder afhankelijk te zijn van de informatie vanuit de financiële administratie. Dit verhoogt de betrokkenheid van de medewerkers en verbetert de informatievoorziening in grote mate. Fouten worden eerder ontdekt en hersteld.”

Met Sumatra worden fouten eerder ontdekt en hersteld.

MT-overleg

Roger Gorissen, Manager Financiën & Faciliteiten, vult aan: “Tijdens de bespreking van de maandrapportage hebben Karel en ik Sumatra beschikbaar op onze tablets. Bij vragen of onduidelijkheden kunnen wij direct het antwoord opzoeken. We hebben hiervoor geen toegang tot Business Central nodig, want Sumatra beantwoordt direct al onze vragen.”

Snel en nauwkeurig

“Wij zijn verbaasd hoe snel, nauwkeurig en handig het werken met Sumatra is”, vervolgt Bressers. “Als we voorheen de omzet per debiteur met Jet Reports raadpleegden, dan duurde dat zomaar 20 minuten. Dat was lang wachten. Met Sumatra draait even het visje om en je hebt direct het interactieve rapport op het scherm. Sumatra werkt echt veel sneller.”

Verdere uitrol

Op dit moment wordt er op de financiële administratie en door 10 budgethouders met Sumatra gewerkt. Binnenkort wordt Sumatra verder uitgerold en zullen zo’n 50 medewerkers met Sumatra gaan werken. “Het mooie is dat we hiervoor maar één Sumatra-overzicht nodig hebben. Want iedere budgethouder die inlogt, krijgt alleen zijn of haar eigen kostenplaatsen te zien”, vertelt Gorissen. “De budgethouders kijken niet of nauwelijks in Dynamics BC. De informatie in Sumatra is voor hen veel beter bruikbaar.” Bressers vult aan: “We hopen een stuk betrokkenheid te krijgen.”

Sumatra heeft de belofte volledig waargemaakt: realtime rapportages op onze operationele omgeving met een hoge performance.

“Het was een hele goede zet van de consultant om ook direct relevante informatie over de klant en leverancier binnen het budgetrapport beschikbaar te maken. Dankzij deze toevoeging krijgt de budgethouder een nog completer beeld. Niet alleen van budget vs. realisatie, maar ook een vergelijking met vorig jaar. Geen vraag blijft onbeantwoord, omdat alles binnen één scherm beschikbaar is.” Voor de commerciële afdeling is een eerste ontwerp gemaakt van een tegel die aansluit op hun informatiebehoefte. Eenzelfde soort rapportage wordt ontwikkeld voor inkoop.

Nu vier bedrijven in Sumatra

aast het overzicht voor de budgethouders is ook een overzicht gebouwd om de totale (geconsolideerde) financiële rapportage van de verschillende onderdelen van de MTB-groep te presenteren in Sumatra. Sumatra biedt hiervoor een uitstekende oplossing. Gorissen hierover: “De consultant van Sumatra had in minder dan een dag al uitgebreide geconsolideerde financiële rapportages gemaakt. Ik heb alle financiële informatie van 4 administraties razendsnel in één scherm. Het interactie-aspect is een vooruitgang van jewelste. Zeker omdat de performance enorm hoog is en ik eenvoudig kan doorklikken naar alle onderliggende details en zelfs documenten.”

Business Central en COMPAS

MTB heeft de rapportages op Business Central uitgebreid met informatie uit COMPAS, het personeels- en cliënteninformatiesysteem. Zo ontstaat een nog completer beeld, omdat data uit beide pakketten wordt samengevoegd. Gebruikers kunnen dan informatie uit beide systemen in Sumatra raadplegen. Ook hier geldt dat informatie prima wordt afgeschermd en beperkt tot precies dié informatie die de gebruiker mag zien.

Uitermate tevreden gebruikers

Op de vraag hoe de heren Sumatra zouden omschrijven vertellen ze: “Sumatra is snel, makkelijk toegankelijk en heeft een prima performance. Wij zijn dan ook uitermate tevreden gebruikers!”

Over MTB Maastricht

MTB draagt direct bij aan het welzijn van mensen en het rendement van organisaties in de regio Maastricht en Heuvelland. MTB levert producten en diensten op vele gebieden zoals Personeel, Facilitair en Productie. MTB brengt MVO en een hoge kwaliteit samen. MTB is betrouwbaar, betrokken, loyaal en trots. Trots op de vele klanten en partners die langdurige relaties aangaan. Trots op de mensen die, ondanks hun afstand tot de arbeidsmarkt, van grote waarde zijn. Mensen die zich binnen en buiten de deuren van MTB ontwikkelen en uiteindelijk een baan vinden op de reguliere markt.

Hotraco | Use case

“Met Sumatra kunnen we alles heel snel vinden” vertelt Stefan Potma, Applicatiebeheerder bij Hotraco.

Fouten worden razendsnel ontdekt

“Niet alleen de operationele processen als financiën, productie en verkoop, maar eigenlijk alles dat ergens in een database is vastgelegd. Het zoeken van informatie en documenten gaat met Sumatra veel sneller en effectiever dan in Exact. Omdat iedereen actueel inzicht heeft, worden uitzonderingen en fouten razendsnel ontdekt.”

Geen Excellijsten meer

“Als je een overzicht meer dan één keer op nieuw moet maken of als meerdere personen om vrijwel dezelfde gegevens vragen, dan maak ik daarvoor een Sumatra rapport” vertelt Stefan Potma, applicatie beheerder bij de Hotraco Groep. “Vroeger maakte ik veel lijsten in Excel en Reporting Services, maar nu maak ik alleen nog maar dynamische rapportages met Sumatra.”

Rapportages over alle databases heen

“Wij gebruiken Sumatra geconsolideerd over de databases van alle bedrijfsonderdelen en hiermee kunnen wij o.a. volledige financiële rapportages maken. Ook koppelen wij informatie uit ons toegangsbeheersysteem aan medewerker informatie uit Exact Synergy en presenteren dat rapport via Webservices op de informatieschermen in onze vestigingen. Zo zien wij bijvoorbeeld welke BHV-ers per vestiging aanwezig zijn en wie er aan het eind van de dag nog in een pand aanwezig is. Zo voorkom je dat iemand per ongeluk het alarm aanzet terwijl er nog iemand in het pand is. “

De HR-afdeling gebruikt Sumatra voor inzage tot Synergy-tickets waarin wij vastleggen wat medewerkers tot hun beschikking hebben: computers, telefoons, leaseauto’s, diploma’s en sleutels, maar ook alle softwarelicenties. Vroeger stond dit allemaal in Excel, maar die lijsten hebben we allemaal vervangen door dynamische en actuele overzichten in Sumatra.”

Serviceafdeling

“Ook op onze serviceafdeling werd vroeger alles in Excel vastgelegd. Door de groei van de afdeling en het aantal klanten ging het werken met Excellijsten op een gegeven moment niet goed meer. Nu registreren de service engineers alles in Synergy en met Sumatra hebben ze nu razendsnel inzicht in alle tickets. Het is nu eenvoudig om te analyseren welke tickets nog openstaan, hoe vaak over een bepaalde productgroep wordt gebeld, welke personen bellen voor handleidingen. Informatie wordt met Sumatra niet alleen sneller gevonden, de cijfers zijn ook compleet en betrouwbaar.”

“Vroeger maakte ik veel lijsten in Excel en Reporting Services, maar nu maak ik alleen nog maar dynamische rapportages met Sumatra.”

“Voor de productieafdeling heb ik krachtige view gemaakt die data uit allerlei databronnen samenvoegt. In dit overzicht staan alle productieorders per unit op datum en tijd, en welke productie-unit het gaat maken. Op de productieafdeling zien ze realtime welke orders ze moeten gaan starten alsmede de status van de huidige productieorders. Ook alle gecalculeerde en gerealiseerde uren zijn live inzichtelijk. Omdat we de afdeling goed kunnen aansturen op basis van Sumatra hebben we hiervoor geen maatwerk in Exact nodig. Wij overwegen om monitoren op de productievloer te plaatsen met grafieken, die met de timer continue worden geactualiseerd.”

Salesafdeling

“Onze klanten vragen de verkopers regelmatig naar de orderstatus. Daarom is een overzicht gemaakt, waarin de verkopers de status van alle te leveren orders kunnen inzien. Ook details over onderdelen die nog niet gereed of ontvangen zijn, staan in het interactieve rapport. Omdat we in het interactieve rapport kunnen zien op welke dag de laatste onderdelen worden ontvangen of geproduceerd, kunnen we de klant precies vertellen wanneer de order compleet kan worden uitgeleverd.”

Documenten

“Een handige feature van Sumatra is, dat ook documenten binnen de rapportages worden getoond. Hierbij worden niet alleen documenten uit Exact Globe en Exact Synergy getoond, maar worden er via Sumatra ook snelkoppelingen naar documenten op ons netwerk aangeboden. Het kostte voorheen veel tijd om alles uit ordners te halen, maar nu zien de medewerkers alle aan hen beschikbaar gestelde documenten direct op het scherm.”

Over Hotraco

Hotraco Group is een internationaal opererende groep van innovatieve en technisch hoogstaande bedrijven die zich toelegt op systeemontwikkeling en systeemintegratie van met name op besturingstechniek georiënteerde oplossingen. Hotraco Group is hoofdzakelijk actief in de agri-, industrie- en waterbehandelingssector en richt zich op het creëren van een optimale leef-, werk-, bewaar- en groeiomgeving. Voor mens, dier en gewas. Hierbij staat techniek ten dienste van het resultaat.

AllGreen – use case

Grote resultaten tegen beheersbare kosten

Toen Peter Ruigrok (CEO) benaderd werd om eens naar Sumatra Operational Intelligence te kijken, kon hij niet vermoeden wat hem te wachten stond. Na de demonstratie van Sumatra deed Peter de memorabele uitspraak: “Ik durf niet te geloven dat wat jij vertelt daadwerkelijk mogelijk is!” Dus werd onder het mom van ‘zien is geloven’ een dag consult ingepland, welke volgens Peter de verwachting meer dan heeft waargemaakt, of sterker nog ruimschoots overtrof. Toen de testlicentie was verlopen begonnen de medewerkers te klagen dat ze niet meer in Sumatra konden inloggen…

Snelle implementatie

Een van de key-users is Luke Rijnbeek. Hij heeft zich verbaasd over de korte implementatietijd. “Binnen anderhalve dag waren de gewenste overzichten opgeleverd.” Samen met een aantal collega’s heeft Luke de interactieve overzichten getest, waarbij vooral de snelle leercurve opviel.

Belangrijke detailinformatie

Voor medewerkers op de in- en verkoopafdeling is het essentieel om snel te kunnen beschikken over actuele detailinformatie. Als een inkoper belt, dan wil hij of zij snel antwoord over een afroeporder uit het raamcontract of de beschikbaarheid van een artikel. Vroeger werd dit opgezocht in de Excellijsten, met cijfers van een dag oud, of in Dynamics NAV zelf wat tijdrovend en bewerkelijk was. Met Sumatra gaat dit veel sneller en efficiënter, het levert enorme tijdwinst en tevreden klanten op.

Klanten hebben ook zelf toegang

AllGreen belevert o.a. aan een grote tuincentra keten in Duitsland. De hoofd inkoop belde dagelijks met allerlei ad-hoc vragen. Ieder telefoontje kostte altijd veel tijd, tijd die de verkopers liever aan nuttiger zaken zouden besteden. Tegenwoordig heeft hij zelf een inlog in Sumatra, zodat hij alles zelf kan opzoeken wanneer het hem uitkomt. Dit werkt niet alleen efficiënt voor beide partijen, het verhoogt ook de servicegraad.

Verbaasde klanten

Wekelijks raadplegen wij het reclamatie overzicht. Als een klant bijvoorbeeld in augustus een product reclameert, zien we nu in één oogopslag dat dit product al in januari werd geleverd. Het verbaast onze klanten dat wij dit inzicht hebben en nu een goede onderbouwing kunnen geven waarom zo’n reclamatie wordt niet wordt goedgekeurd. Wij zien het aantal reclamaties dan ook afnemen, de rest kunnen wij beter beoordelen. Dit levert ons een aanzienlijke geldbesparing op.

Wensen voor de toekomst

Op dit moment wordt er voor de operationele inzichten weinig gewerkt met grafieken, omdat cijfers beter inzicht geven in onze operationele processen. Maar voor de eindejaar gesprekken met leveranciers en klanten is het wel nuttig om de resultaten in een dashboard te kunnen presenteren om vervolgens te bespreken. Dit staat dan ook op de wensenlijst voor het volgende consult.

Business Central

Peter en Luke zijn het met elkaar eens dat Sumatra de verwachting ruimschoots heeft overtroffen. Als grote pluspunten wordt genoemd de korte implementatietijd, razendsnel inzicht in actuele detailinformatie, de snelle leercurve en uiteraard het gebruiksgemak. Tot slot vertelt Ruigrok; “we werken ruim vier jaar naar volle tevredenheid met Sumatra op onze huidige Dynamics NAV versie, maar zullen Sumatra zeker blijven gebruiken als we zijn overgestapt naar Business Central.”

Over Allgreen

AllGreen b.v. is een totaalleverancier voor tuincentraketens. Een partnerschap met AllGreen betekent zakendoen met een uiterst flexibel handelshuis die snel en efficiënt inspeelt op de wensen van de klant. Een totaal leverancier met hoogwaardige producten die specifiek zijn afgestemd op tuincentrum niveau. AllGreen, opgericht in december 2007, staat bekend om zijn innovatieve en open structuur van werken. Een zeer gemotiveerd team staat altijd open voor wensen en ideeën.

Illuxtron | Use case

Illuxtron International is een Nederlandse familiebedrijf, uitgegroeid tot een innovatieve internationale firma, die LED-verlichtingsoplossingen naar een hoger plan trekt.

Sumatra is het visueel maken van al je bedrijfsdata

Door hun brede klantenbase beschikt Illuxtron over een grote hoeveelheid data. Om deze data inzichtelijk en beschikbaar te maken vanuit de verschillende systemen waarmee zij werken, gebruiken zij Sumatra. “Bij Illuxtron wordt Sumatra gebruikt voor interactieve rapportages op Exact Globe en Exact Synergy, gecombineerd met een zelf ontwikkeld Product Information Managementsysteem (PIM), DB10 genaamd”, vertelt Peter Sinke ICT-manager. “Omdat Exact Globe onvoldoende mogelijkheden biedt om alle voor ons essentiële productspecificaties vast te leggen, hebben we ons eigen PIM-systeem ontwikkeld. In DB10 worden alle aanvullende technische artikelspecificaties vastgelegd. Met Sumatra rapporteren wij vervolgens over de artikelinformatie uit Exact Globe gecombineerd met data uit DB10.”

Medewerkers krijgen met Sumatra nog beter grip op hun werkzaamheden.

Eigen MRP-systeem

“Wij werken met een zelfontwikkelde MRP-systeem, omdat dit ons meer flexibiliteit geeft. Om er zeker van te zijn dat alle productdata correct en volledig is vastgelegd, voeren wij met Sumatra regelmatig een integriteitscontrole uit over Exact Globe en DB10. Deze controlerapportages geven ons goed inzicht in eventuele registratieverschillen in beide systemen. Het mooie is dat je met Sumatra eenvoudig kan inzoomen op de details, om een nog completer inzicht te krijgen. Dit is voor ons onmisbaar om de kwaliteit van onze data te bewaken.”

MRP-rapportages

Sumatra geeft ons goed inzicht in ons verkoop- en productieproces. Een productieorder creëert behoefte op onderdelen. Deze wordt in de Sumatra MRP-rapportage in beeld gebracht. Door te werken met kleuren, wordt het verloop inzichtelijk. Wij zien realtime waar en wanneer er tekorten ontstaan. Niet alleen gebaseerd op productieorders, maar ook rekening houdend met alle offertes die een scoringskans van 90% hebben. Deze informatie wordt ook gebruikt door onze inkoopafdeling. Dat is het mooie van Sumatra; je kan de informatie vanuit meerdere invalshoeken inzichtelijk maken.”

RMA-afhandeling

“Wij gebruiken Exact Synergy voor de dossieropbouw van onze RMA-orders. Omdat het opzoeken van informatie in Synergy niet altijd eenvoudig is, gebruiken we hiervoor Sumatra. Wij presenteren gecombineerde informatie uit Exact Synergy en Exact Globe in onze Sumatra rapportages. Dat werkt sneller en effectiever. Vanuit deze rapporten kunnen we doorklikken naar de verzoeken in Exact Synergy, om daar gegevens te wijzigen. Je kunt eigenlijk wel zeggen dat we Exact Synergy volledig gebruiken vanuit onze Sumatra rapportages.”

Wil je ook al uw bedrijfsdata visueel maken? Neem dan vandaag nog contact op met Sumatra.

Stebo vnz | use case

Stebo vzw is een dienstverlenende organisatie, actief op verschillende domeinen en met een sterke focus op regionale ontwikkeling. Stebo vzw voegt waarde toe op vlak van: Wonen – Werken – Ondernemen – Leren – Samenleven– Energie, in Limburg, Vlaanderen en Europa. Stebo vzw is sterk in communicatie, coaching, advies, proces- en individuele begeleiding, netwerking en projectwerk.

Beter inzicht in projecten

Stebo werkt sinds 1994 met Exact Globe en sinds 2007 met Exact Synergy. In Exact Synergy wordt o.a. de project- en urenadministratie gevoerd, Exact Globe wordt gebruikt voor boekhouding en facturatie. Ruim zeventig projectmedewerk(st)ers werken vrijwel dagelijks met Exact Synergy. “Omdat de reporting mogelijkheden in Exact te beperkt zijn, hebben wij Sumatra aangeschaft” vertelt Ivan Vanhamel, stafmedewerker bij Stebo.

Starterslabo

Voor de 25 coaches van zusterorganisatie Starterslabo, is door Silver Essence een portaal ontwikkeld. Vanhamel hierover: “onze coaches begeleiden startende ondernemers die hun ondernemersdroom willen realiseren. Jaarlijks worden zo’n 400 kandidaat-ondernemers begeleid bij het opstarten van een eigen bedrijf; van tekstschrijver tot mindfullness en van kok tot tuinarchitectuur. Tijdens het begeleidingstraject van max. 18 maanden is het voor de coaches, maar ook de aankomend ondernemers, van essentieel belang te kunnen beschikken over de juiste inzichten. Denk hierbij aan projectvoortgang, klanthistoriek voor aan- en verkoop, facturatie (zelfs de facturen zijn inzichtelijk), grootboekmutaties en de resultatenrekening.”

Felicitaties van de subsidiegever

“De combinatie van Exact, Silver Essence, BPM en Sumatra is niet alleen heel krachtig voor onze eigen medewerkers en kandidaat-ondernemers, maar ook voor onze subsidiegevers. Zij willen immers goed kunnen monitoren waaraan de subsidiegelden worden besteed. Dankzij de ontwikkelde totaaloplossing wordt alles goed geregistreerd, waardoor er een helder inzicht ontstaat. Wij hebben een aantal subsidiegevers een eigen inlog tot Sumatra gegeven. Het beschikbaar stellen van actuele cijfers legt een zekere druk bij de werknemers, maar schept anderzijds ook vertrouwen bij de opdrachtgever. Voor deze overzichtelijke manier van werken hebben wij van verschillende subsidiegevers reeds felicitaties ontvangen.”

Vlaams Energieagentschap

Een ander voorbeeld is het, in opdracht van VEA (Vlaams Energieagentschap), uitvoeren van energiescans bij woningen binnen Vlaamse provincies. Vanhamel: “Met Sumatra wordt data op diverse manieren geanalyseerd en worden trends ontdekt. Op basis van deze signalering kan er vervolgens adequaat worden bijgestuurd. Ook voor dit project is een aantal Sumatra rapporten ontwikkeld, die worden opengesteld aan onze partners. Deelnemende partijen krijgen een login met toegang tot hun eigen projecten en targets. Het VEA krijgt het overkoepelend plaatje te zien.

Uitstekende support

Vanhamel maakt, met ondersteuning van een externe consultant bijna alle Sumatra overzichten zelf. “Als ik een keer tegen een probleem aan loop, dan neem ik contact op met de Sumatra supportdesk. Ik ben uiterst tevreden over de kwaliteit van de supportmedewerkers en de snelheid waarmee zaken worden opgepakt! Sumatra is een vaste waarde geworden, binnen én buiten onze organisatie. Ik kan mij het hier niet meer voorstellen zonder Sumatra.”