Royal Steensma

Royal Steensma – user story

Inzicht in operationele processen, grip daarop krijgen en processen verbeteren.

Deze keer gingen we op bezoek bij Royal Steensma, producent van bakkerijingrediënten in de breedste zin van het woord. Dat doen ze al meer dan 180 jaar. Zo’n 2,5 jaar daarvan werken ze ondertussen ook met Sumatra rapportages. Valt er na 180 jaar nog iets te verbeteren in je bedrijf, vroegen we ons af. Tijd dus om eens te kijken wat ze daar zoal met Sumatra doen!

Operationeel overzicht

Bij binnenkomst is het al direct duidelijk. Applicatie specialist Marcel van Zoelen heeft de Sumatra Builder al startklaar op een van zijn schermen. “We bouwen nagenoeg alles zelf” legt hij uit “Leuk voordeel is dan ook dat collega’s steeds vaker binnenstappen met ideeën. Hoe meer ze Sumatra gebruiken, hoe meer ze de voordelen zien en inzicht krijgen door overzicht, hoe meer overzichten ze willen. Daarom vinden we het belangrijk dat we het zelf kunnen onderhouden. Wij zitten dicht bij de gebruikers en kennen de processen en knelpunten als geen ander”.

Royal Steensma heeft al jaren AB als vaste partner voor hun Exact Globe en Synergy omgeving omdat AB de ERP specialist is voor de (voedings)industrie. “De consultant van AB heeft me de nodige uitleg gegeven over Sumatra en sindsdien doen we het veelal zelf. Alleen als ik zelf te weinig tijd heb, schakel ik nog wel eens een consultant van AB in” legt Marcel uit. Naast Sumatra beheert hij overigens ook het automatiseren van taken met RPA (voorheen ABEI) zelf.
“Inzicht in processen is voor ons belangrijk” vertelt Marcel “vandaar dat we ook zo blij zijn met Sumatra. Met dat inzicht zien we waar dingen goed of juist fout gaan. Daarmee hebben we grip en kunnen we ervan leren. Het gevolg? We werken we efficiënter en kunnen we onze kwaliteit blijven verbeteren”.

Op de vraag of Sumatra ook wordt gebruikt voor management rapportages is Marcel duidelijk. “We hebben wel wat management rapportages maar de focus ligt nu echt op de operationele overzichten. Zo ben ik nu bezig met een dashboard voor de afdeling Expeditie. Elke afdeling krijgt zo’n dashboard, waarbij de input van de gebruikers gevraagd wordt. Met hun feedback kan ik echt iets maken wat ze nodig hebben en waar ze blij van worden. Zodra de afdelingen beschikken over wat ze nodig hebben, gaan we uiteraard zeker aan de slag met management overzichten”.

Met Sumatra eenvoudig en intuïtiever werken

Dat gebruikers niet meer in Exact Globe zelf hoeven te kijken, was voor Royal Steensma ook een reden om voor Sumatra te kiezen. Het bleek namelijk erg lastig, soms zelfs onmogelijk om de rechten zo in te richten dat gebruikers bij alleen die onderdelen konden komen die ze nodig hadden. “Met Sumatra bepaal ik zelf wie wat mag zien. Ze hoeven ook alleen maar te kijken en niets te wijzigen. En uiteindelijk werkt Sumatra ook veel eenvoudiger intuïtiever” legt Marcel uit, “Ik krijg maar zelden vragen over hoe je met Sumatra moet werken. Veruit de meeste vragen vanuit gebruikers zijn suggesties. De tevredenheid is dan ook hoog”.

Sumatra wordt steeds breder ingezet

Steeds meer processen worden gemonitord vanuit Sumatra. Bijvoorbeeld het proces van monsters aanvragen. Dat kan eenvoudig een proefmonster opsturen zijn, maar Royal Steensma ontwikkelt op aanvraag ook klant-specifieke producten. “We hebben dit hele proces in Exact Synergy ingericht” laat Marcel zien “en met Sumatra houden we in de gaten dat het proces ook goed en tijdig wordt opgevolgd”.

Binnen de voedingsindustrie wordt ook veel gebruik gemaakt van certificaten. Zo moet daarmee bijvoorbeeld worden gegarandeerd dat een product ook 100% vegetarisch, halal of koosjer is. Die certificaten worden uitgegeven door leveranciers. Soms voor alle producten maar regelmatig ook specifiek voor één artikel. “Die certificaten hebben een bepaalde geldigheidsduur” licht Marcel toe, “dus is het voor Royal Steensma zaak om goed in de gaten te houden welke certificaten gaan vervallen zodat we tijdig een nieuw certificaat kunnen aanvragen”.

Trots laat hij zien dat hij deze documenten ook zichtbaar maakt in zijn Dashboard voor de Expeditie. “Zo heeft iedereen ze altijd bij de hand wanneer die nodig zijn, en met kleurtjes geef ik een waarschuwing of een certificaat dreigt te verlopen” licht hij toe. “Daarnaast heb ik ook een RPA-taak gemaakt die tijdig de juiste personen een waarschuwing per email toestuurt”.

Meer met Exact Globe en Exact Synergy

Voorlopig is Marcel nog wel zoet met de Dashboards voor de afdelingen. Daarbij is ook het streven om weg te blijven van Excel of andere manieren om gegevens vast te leggen. “Zo willen we de verkoopbudgetten in Globe ook gaan inzetten” vertelt hij. “Excel lijkt handig maar geeft ons geen grip en hoe betrouwbaar zijn de cijfers dan? Zodra de informatie in Exact staat, kan ik er een overzicht op maken waarmee we op betrouwbare cijfers kunnen sturen. En natuurlijk zetten we daar ook Exact Synergy voor in. Voor de Kwaliteitsbewaking, de Klachtenafhandeling en bij HR voor de in-/uitstroom van medewerkers”.

Exact Synergy speelt daarmee binnen Royal Steensma ook een steeds belangrijkere rol. “Daarbij vertrouw ik dan weer op de expertise van onze partner AB” vertelt Marcel. “Ik weet veel, maar nog lang niet alles. En ik laat me graag inspireren door een ervaren consultant. De consultants van AB lopen ook al heel wat jaren mee in de maakindustrie. Wat heeft die zo’n consultant gemaakt voor andere klanten? Zijn er verbeteringen mogelijk die we nu zelf nog niet zien? Daar ben ik heel benieuwd naar”.

Kennis delen en innovatie

Voor vandaag hebben we genoeg gezien; Marcel is voorlopig nog wel even bezig. En zoals hij onze software inzet, komt deze ook optimaal tot zijn recht. Inzicht in operationele processen, grip daarop krijgen en processen verbeteren daar waar nodig. Daarmee ondersteunt de automatisering bij Royal Steensma ook de visie om “een kennisrijke, innovatieve partij waarmee het, in de breedte van haar assortiment, goed samenwerken is” te zijn en te blijven.

NM Heilig

N.M. Heilig – user story

Informatie is key

Op het Factory Meets Factory event van BrainSys gaf Sandra Boonacker, Finance & Business Process Manager, een inspirerende presentatie over de wijze waarop binnen het familiebedrijf wordt omgegaan met procesinformatie. Ondersteund door aansprekende praktijkvoorbeelden vertelde Sandra enthousiast over de voordelen die Operational Intelligence haar en haar collega’s oplevert. Volgens Sandra is informatie dan ook essentieel ter ondersteuning van alle bedrijfsprocessen.

Vervanging van ‘de Excelletjes’

Toen Sandra bij N.M. Heilig in dienst trad, werd er regelmatig gewerkt met ‘Excelletjes’ met als gevolg diverse manieren van werken. De verdere ontwikkeling van Sumatra bleek een goed argument om deze losse lijsten te vervangen door één centrale oplossing, waarin iedereen beschikt over dezelfde waarheid. Als voorbeeld noemt Sandra de afleverdata van leveranciers, die voorheen in Excel werden bijgehouden. Hiervoor heeft ze nu een Sumatra rapport gemaakt, zodat iedereen werkt met dezelfde betrouwbare informatie. “Als ik mensen bij andere bedrijven spreek, hoor ik dat zij vaak nog gebruik maken van Excel. Mijn advies aan hen is om eens naar Sumatra te kijken.”

Tevreden over BrainSys

Bij haar vorige werkgever, waar ze ook met Exact en Sumatra werkte, had Sandra goede ervaring opgedaan met BrainSys. Dus besloot Sandra hen te benaderen om ook bij N.M. Heilig hun vaste Exact en Sumatra partner te worden. Sandra vertelt hierover: “Het fijne van BrainSys is hun uitstekende branchekennis, hands-on mentaliteit en uiteraard dat ik op hoog niveau kan sparren over complexere vraagstukken. Door mijn ruime ervaring met Sumatra kan ik de meeste overzichten zelf bouwen met de Sumatra Builder. Maar soms loop ik toch tegen een uitdaging aan. Dan is het prettig dat ik consultant Dirk kan inroepen om met zijn expertise samen de laatste puntjes op de i te zetten.”

Sumatra als bonus

In de loop der jaren zijn een aantal bedrijfsprocessen gewijzigd of geoptimaliseerd. Niet iedereen is altijd even blij als processen wijzigen of als er meer zaken dan voorheen moeten worden vastgelegd. Daarom is Sandra’s standpunt, dat als ze processen wijzigt of uitgebreidere registratie van data verlangt, ze de collega’s ook iets teruggeeft. Met Sumatra kan Sandra de collega’s laten zien welke extra informatie er beschikbaar komt en wat ze vervolgens hiermee kunnen. Dit verhoogt de bereidheid om zaken anders te doen dan voorheen. Het mes snijdt aan twee kanten omdat processen verbeteren en de collega’s ook daadwerkelijk iets terugkrijgen.

Op alle afdelingen

Sumatra wordt super breed ingezet vertelt Sandra. “Met de Sumatra Builder maak ik rapportages voor finance, projecten, productieorders, stamdata, werkinstructies, magazijn en uiteraard inkoop- en verkoop. Er wordt op alle afdelingen met Sumatra gewerkt. De gebruikers zijn afhankelijk van hoe ik de overzichten maak, maar volgens mij zijn de collega’s tevreden over het gebruik van Sumatra. Onder andere de koppeling met de ontvangst registratie in het magazijn werkt super goed. Binnenkort ga ik voor de projectmanagers aan de slag, omdat ik nog niet helemaal tevreden ben over de wijze waarop nu de voornamelijk financiële data wordt gepresenteerd. Mijn doel is om de cijfers anders te presenteren, zodat de projectmanagers nog beter inzicht krijgen in de voor hen relevante cijfers.”

Inzicht in Productie

Inzicht in Productie

Inzicht in Logistieke Processen

Inzicht in Logistieke Processen

Grip op Projecten

Grip op Projecten

Documentatie

Documentatie

Beheer Stamdata

Beheer Stamdata

Data Model Editor

Het maken van de Sumatra overzichten met de Sumatra Builder gaat Sandra erg goed af door haar ruime ervaring, maar ook door de eenvoud van de applicatie. De meegeleverde Data Dictionary en Metadata browser vereenvoudigt het vinden van de benodigde data enorm. Daarnaast maakt Sandra veel gebruik van de Data Model Editor. “Ik gebruik dit heel vaak om data uit meerdere tabellen te koppelen. Dit geeft mij nog meer vrijheid om de gewenste data op de juiste manier te presenteren. Het is soms even puzzelen, maar als het vervolgens is gelukt dan word ik daar weer heel blij van.”

Exact Synergy

Sandra vertelt meer met Exact Synergy te willen gaan doen. Om te beginnen voor HR en misschien daarna voor het registreren van documenten en processen in de workflow. “Het is dan prettig dat Sumatra een integratie heeft ontwikkeld die de werking van Exact Synergy vereenvoudigt. Omdat iedereen al gewend is met Sumatra te werken, zal dit zeker bijdragen aan de acceptatie van Exact Synergy.”

Over N.M. Heilig

N.M. Heilig is een familiebedrijf die beseft dat het succes van processen afhangt van de technologie en betrouwbaarheid van de machines en installaties. Die zorgen namelijk dat materialen en grondstoffen efficiënt bewerkt en verwerkt worden. N.M. Heilig stelt zich als doel telkens de beste oplossingen aan te bieden. Of dat nu om een analyse gaat van procesomstandigheden of het leveren van kant-en-klare installaties. N.M. Heilig streeft naar een optimale capaciteit in doorvoer, een hoge mate van terugwinning, zuiverheid en precisie dosering. Door het leveren van bulk handling systemen en complete recycling installaties levert N.M. Heilig de benodigde technologie in uw productieproces. Kortom, ze functioneren als een verlengstuk om uw prestaties tot een succes te maken.

Angro

ANGRO – User case

Angro is een succesvol familiebedrijf opgericht in 1995. We zijn een ontwikkelend en producerend handelsbedrijf die retailers helpt door het ontwikkelen, produceren en vermarkten van een eigen collectie beenmode en accessoires. De brede collectie vindt haar weg naar consumenten in meerdere landen binnen Europa.

Samenwerking met FashionExperts

Angro, more than socks, werkt al jarenlang nauw samen met FashionExperts als Dynamics Partner. Eric Serarens, directielid, vertelt “Jaren geleden ontmoette ik Rien Overliet tijdens een Pebblestone gebruikersgroep overleg. Het klikte direct en het viel mij op hoeveel kennis Rien had van onze Business. Een ander voordeel is dat Rien een groot netwerk heeft met eigen en externe consultants, die ieder sterk zijn in hun vakgebied. De samenwerking en communicatie met FashionExperts ervaar ik als erg prettig en we zijn op dit moment ook met hen in gesprek over de migratie naar Dynamics Business Central, inclusief Sumatra, die wij voor begin 2024 gepland hebben staan.”

Sumatra

In 2019 werd Eric benaderd voor een demonstratie van Sumatra. Eric was onder de indruk van de mogelijkheden, maar de organisatie was er op dat moment nog niet toe om een nieuw softwarepakket in gebruik te nemen. Zo’n 2,5 jaar na de eerste afspraak volgde een tweede afspraak. Serrarens hierover: “De behoefte van de verkoopafdeling en mijzelf aan operationele inzichten wed steeds groter. Voor mijzelf had ik een Excel kubus gemaakt, waarmee ik aardig uit de voeten kon. Maar voor de collega’s was dit eigenlijk niet geschikt en de cijfers waren altijd een dag oud. Daarom heb ik Sumatra gebeld en gevraagd om nog eens langs te komen. We hebben toen vrijwel direct de knoop doorgehakt en Sumatra aangeschaft.”

Krachtige overzichten

Sumatra biedt de vertegenwoordigers goed inzicht in de voor hen relevante informatie. Het buiten kantoor kunnen opzoeken en analyseren van data gaat met Sumatra sneller en effectiever dan het opzoeken in Dynamics NAV. De operationele rapportages presenteren de data precies zoals de verkopers het nodig hebben. Het werkt prettig dat je binnen hetzelfde scherm alle benodigde cijfers op diverse manieren kunt raadplegen, inclusief alle details.

Ervaren consultant

Een consultant van Sumatra heeft in korte tijd diverse operationele inzichten ontwikkeld, die realtime inzicht geven aan de medewerk(st)ers van de financiële en verkoopafdeling. Serrarens hierover: “De samenwerking met consultant Ashwin is goed. Hij begrijpt onze vraagstelling goed en heeft veel ervaring, die hij toepast in het ontwikkelen van de gewenste dashboards en operationele rapporten. Mijn vrouw en ik hebben ook een training gevolgd, zodat wij ook in staat zijn om zelf aan de slag te gaan en niet altijd afhankelijk zijn van een consultant, al moet ik zeggen dat wij wegens tijdgebrek besluiten om aanvullende wensen toch aan Ashwin uit te besteden.”

Tevreden gebruiker

Het contact tussen FashionExperts en Sumatra is mede ontstaan door het enthousiasme van Eric Serrarens. Hij adviseerde Rien Overvliet om eens naar Sumatra te kijken, omdat hij ervan overtuigd was dat het een goede aanvulling vormt in hun portfolio. Vanuit deze gedachte is NavExperts, zusterbedrijf van FashionExperts, een exclusieve Partnership aangegaan met Sumatra. Het is leuk dat de goede verhalen en ervaring vanuit Angro hebben bijgedragen aan de samenwerking tussen Sumatra en NavExperts. De samenwerking tussen NavExperts, Sumatra en Angro vormt een goede drie-eenheid, niet alleen nu maar waarschijnlijk ook in de toekomst.

Palletcentrale

Palletcentrale | User case

Palletcentrale is ruim 50 jaar een begrip op het gebied van de in- en verkoop van gebruikte pallets. Met een eigen fabriek en alle disciplines bieden we een totaaloplossing voor iedere klant. Palletcentrale levert met 30 vrachtwagens vanuit 6 vestigingen, waaronder een productielocatie. Palletcentrale is dé totaalpartner op het gebied van pallets voor de midden en grootzakelijke markt.

Direct enthousiast

“Drie jaar geleden waren wij voor de administratie op zoek naar een vervanging van onze Excel tool. Tijdens de demonstratie van Sumatra werd ik enorm enthousiast van de mogelijkheden. Niet alleen voor mijn eigen afdeling, maar eigenlijk voor alle afdelingen” vertelt Margreet Donkers, CFO van Palletcentrale.

Salesafdeling

“Vooral de collega’s van de sales afdeling waren direct enthousiast omdat Sumatra grafisch mooier, maar vooral ook sneller en gebruiksvriendelijker werkt dan ons toenmalige pakket. De verkopers beschikken nu overal en altijd over mooie dashboards maar vooral goede inzichten in omzet en marge vanuit diverse dimensies als klant, artikel, sector en regio. Het navigeren met Sumatra werkt voor hen prettiger en sneller dan het moeten opzoeken van informatie in Microsoft Dynamics, ons ERP-systeem. De opbouw van het Sumatra scherm werkt echt heel prettig omdat je op alles kunt doorklikken en altijd de context blijft zien.”

Financiële inzichten

“Zelf ben ik ook een enthousiast gebruiker, vertelt Margreet Donkers. Voorheen was ik veel tijd kwijt aan het maken van de Excel rapporten en bleef er minder tijd over voor het analyseren, met Sumatra is dat omgekeerd. Dankzij de interactieve opbouw kan ik alle data razendsnel analyseren. In één oogopslag zie ik hoe alle vestigingen er financieel voorstaan, maar zie ik ook alle onderliggende details.”

Meerwaarde van een consultant

“Wij hebben er bewust voor gekozen om de implementatie uit te besteden aan een consultant. De samenwerking met consultant Ashwin verloopt ook heel prettig. Hij heeft niet alleen veel kennis van Sumatra en Microsoft Dynamics, maar hij kan ons ook uitstekend adviseren welke overzichten nuttig zijn. In totaal hebben wij nu 21 modules, welk ieder weer is opgebouwd uit een breed scala van sub-rapporten. Dankzij zijn ervaring kan hij ons goed adviseren welke inzichten nuttig voor ons zijn.”

Ik kan iedereen adviseren om eens naar deze mooie oplossing te kijken.

Bedrijfsbrede oplossing

“Vorig jaar hebben we onze licentie uitgebreid naar 35 users, zodat nog meer collega’s toegang hebben tot de voor hen relevante informatie. Ook tijdens diverse overleggen wordt Sumatra veelvuldig gebruikt. Het vormt eigenlijk de basis van meerdere overleggen, we sturen echt op de cijfers die met Sumatra worden gepresenteerd. De verkoopontwikkelingen zijn op diverse niveaus in één oogopslag inzichtelijk en we kunnen waar nodig tijdig bijsturen. Ook voor de administratie biedt Sumatra een mooie oplossing die snel inzicht geeft en ons veel tijd bespaart!” Tot slot vertelt Margreet Donkers: “Ik kan eigenlijk iedereen adviseren om eens naar deze mooie oplossing te kijken.”

TCK Sports Group

TCK Sports Group | user case

Voor  onze medewerkers is het ondenkbaar te werken zonder Sumatra

Geen dag zonder Sumatra

“Voor alle TCK-medewerkers is het eigenlijk ondenkbaar te werken zonder Sumatra. De afdeling inkoop, verkoop, magazijn en marketing heeft een eigen Sumatra rapportage, waarin alle informatie voor die afdeling op een logische heldere manier gestructureerd is. Het is leuk dat de data in de database staat, maar die data wordt pas informatie als je ‘m op een heldere manier structureert en presenteert. Als je dat dan combineert met de kennis en de ervaring van onze medewerkers, dan zijn zij in staat de juiste beslissingen te nemen, dankzij Sumatra.”

Dirk Schaffrath, directeur-eigenaar van de TCK Sports Group vertelt graag over zijn ervaring met Sumatra. “Bij TCK Sports Group wordt Sumatra bedrijfsbreed ingezet. Alle 60 medewerkers van het bedrijf maken dagelijks intensief gebruik van Sumatra rapportages.”

“Het is leuk dat er data in de database staat, maar data wordt pas nuttige informatie als je ‘m op een heldere manier structureert en presenteert. Als je dat combineert met de kennis en de ervaring van onze medewerkers, dan zijn zij in staat de juiste beslissingen te nemen, dankzij Sumatra.”

Kennis is enorm belangrijk

“Als puur handelsbedrijf is kennis voor ons een belangrijke toegevoegde waarde. Het is belangrijk dat die kennis niet alleen zit in het hoofd van een inkoper of een verkoper. Die kennis moet gedeeld worden met alle collega’s. Voor de registratie gebruiken wij Exact Globe en Exact Synergy. Om alle kennis beschikbaar te maken en van data echte informatie te maken gebruiken wij Sumatra.”

Goed geïnformeerde verkopers

“In de Benelux hebben we 20 mensen in de buitendienst die in hun rayon klanten bezoeken en adviseren. Voordat een vertegenwoordiger bij de klant naar binnen stapt, kan hij op zijn notebook heel makkelijk alle relevante informatie opvragen. Hij kan precies zien wat er bij de klant speelt en gaat dus altijd goed geïnformeerd bij de klant naar binnen. Dat is een stuk professioneler dan wanneer je aan de klant moet vragen hoe het ervoor staat.”

Financiële consolidatie

“Ook voor het management en voor mezelf als directie is het heel mooi om met Sumatra rapportages te werken. We hebben vijf BV’s met grote administraties. Toch heb ik binnen 30 seconden een realtime geconsolideerde balans en winst en verliesrekening op mijn scherm staan. Het is onmogelijk voor elkaar te krijgen in Exact Globe, maar dankzij Sumatra heb ik altijd inzicht in geconsolideerde cijfers.”

Met Sumatra heb je meteen alle relevante informatie beschikbaar
sumatra vis

De kracht van Sumatra

“Vaak zie je dat rapportages beginnen met een hele berg aan informatie. En dan moet je eigenlijk gaan proberen dat te verdichten. Sumatra werkt precies andersom. Je hebt meteen alle relevante informatie beschikbaar. En als je het nodig vindt, dan kan je doorklikken naar detailinformatie over bijvoorbeeld een artikel, order of klant.

Goede rapportages moeten zo helder mogelijk voor de gebruiker zijn. Dankzij Sumatra hoeft een medewerker bij ons niet op tientallen knoppen te drukken om de juiste informatie te krijgen.

“Ik ben niet voor niets fan van Sumatra!”

Door de jaren heen ben ik een zeer ervaren gebruiker van de Sumatra Builder geworden. Als je eenmaal in de gaten hebt hoe die werkt, kan je op een snelle en gemakkelijke manier zeer geavanceerde rapportages maken. Mijn collega’s en ik zouden geen dag zonder Sumatra willen én kunnen werken. Ik ben niet voor niets al ruim 10 jaar fan van Sumatra!

Dutch Leaf

Dutch Leaf – User case

Dutch Leaf Smokin’ Goods Warehouse is een groothandel, importeur en exporteur in tabak, rokersbenodigdheden, elektronisch roken (e-roken), e-sigaretten, e-liquids, CBD-olie en cannabis accessoires. De voornaamste klanten zijn coffeeshop ondernemers, tabaksspecialisten, gemakswinkels, tankstations, headshops, smartshops, webshops en intermediairs.

Dutch Leaf is een authentiek bedrijf met Nederlandse (Dutch) ’roots’. Dutch Leaf is eigenaar van toonaangevende merken zoals; Greengo, Flamez, Paucho, FLEVA en Saverette. Tevens zijn zij exclusief distributeur van onder andere Royal Blunts Hemparillo en FrutaStick.

Professionaliseringsslag

Dutch Leaf vertrouwt al jaren op de software van Exact. Na diverse interne managementwisselingen besloot het huidige MT in 2020 dat er een professionaliseringsslag moest plaats vinden. Men vond in Axians de juiste partner om dit automatiseringsproces te begeleiden.

Applicatiebeheerder Ludo Hasenbos legt uit: “Te veel zaken werden niet of niet centraal bijgehouden. Informatie zat met name in de hoofden van mensen. Analyseren en sturen op data was daarmee niet mogelijk. Nu hebben we alle klanten van de juiste kenmerken voorzien en houden we bij wanneer ze gebeld of bezocht worden.”

Ter illustratie laat hij een screenshot zien op zijn telefoon: “Hier! Een klant bestelt via Whatsapp drie keer vloei. Welk merk en type? Drie stuks of drie dozen? De vertegenwoordiger van deze klant kan het je vast vertellen maar nu kunnen we het ook zelf terugvinden. Als de vertegenwoordiger van deze klant op vakantie was, bleef in het verleden zo’n order onnodig liggen.”

De juiste keuzes maken

CEO Kars van Laarhoven vult aan: “Voor mij is het van belang dat ik kan zien waar onze vertegenwoordigers mee bezig zijn. Worden de juiste klanten bezocht? Besteden we niet te veel tijd aan kleine klanten met weinig potentie, waardoor er geen tijd over blijft voor de klanten die ertoe doen. Nu we dat vastleggen, wordt dat inzichtelijk en kan ik bijsturen. Heel mooi is ook dat in de Sumatra rapporten ook getoond wordt bij welke klanten de omzet terugloopt, zodat ik kan controleren of dat met de bezoekfrequentie te maken heeft.”

Accijns registratie

Ook het retour krijgen van goederen was een proces waar de nodige aandacht voor is geweest. Als leverancier van tabaksartikelen dient Dutch Leaf heel goed bij te houden bij welke fabrikanten er wordt ingekocht en aan welke winkel of distributeur het wordt verkocht. Ludo Hasenbos licht toe: “Voor de douane en de accijnzen moeten we nauwkeurig bijhouden, tot op een pakje shag nauwkeurig, bij wie we het hebben ingekocht en aan wie we het weer verkocht hebben. Zitten er slordigheden in de administratie, dan kunnen we onze vergunning kwijtraken met alle gevolgen van dien. Leuke bijvangst daarbij was wel dat we zagen dat sommige klanten wel heel vaak iets retour stuurden. Misschien dat die bewust iets te veel bestelden om boven de drempel van gratis verzenden uit te komen, om vervolgens een deel terug te sturen. Wat de reden ook was, dat behoort nu tot het verleden.”

De tabaksregistratie heeft nog een andere bijwerking, legt Kars van Laarhoven uit. “Een verkoper kan bij ons heel veel omzet maken op tabaksartikelen. Maar daar moeten wij de accijns weer over afdragen. Door dat verschil binnen onze rapportages zichtbaar te maken, kunnen we veel beter sturen op marges en resultaat dan op omzet.”

Optimalisatie van Exact Synergy

Ludo gaat verder: “Exact Synergy was voor ons de oplossing om al die processen en gegevens centraal in vast te leggen. Een belangrijke voorwaarde bij de pakketselectie was dat we heel veel zelf kunnen doen. Op die manier is het echt ons systeem. Zo richt Kars zelf de verzoektypes in. Periodiek komt een consultant van Axians ons daarbij helpen met het beheer en ingewikkeldere zaken zoals de taken met Trigger en Validation Manager (TVM) van Axians. En voor de complexere rapportages schakelen we een consultant van Sumatra in.”.

Alhoewel Exact Synergy het perfecte pakket is om alles centraal vast te leggen, had de uitrol nog wel de nodige voeten in de aarde. Ludo weet dit als applicatiebeheerder als geen ander: “Exact Synergy is een echte bedrijfsapplicatie. Wij hebben een team van jonge mensen die gewend zijn om met heel eenvoudige apps te werken waarin lang niet zoveel hoeft te worden bijgehouden. Maar daar haal je dan weer niet de benodigde informatie uit. Dat leverde wel de nodige weerstand op. Daarom is het belangrijk om de gebruikers te laten zien waarom ze het moeten doen. Via Sumatra hebben alle medewerkers toegang tot de informatie die voor hun relevant is. Zodra ze doorhebben welke voordelen ze hiervan hebben, verdwijnt geleidelijk de weerstand om al die zaken vast te leggen.”

Kars licht toe: “Met FusionXL van Sumatra zijn we nu weer met een verbeterslag bezig om het inzicht te vergroten en de invoer te vereenvoudigen en te versnellen. Elke vertegenwoordiger kan nu zelf zien bij welke klanten er aandacht nodig is, en waarom. Vervolgens kunnen ze zelf de benodigde acties ondernemen en hoef ik alleen bij te sturen in plaats van aan te duwen. Nu leggen we bezoeken vaak nog pas achteraf vast, maar in de toekomst willen we ook veel meer vooraf gaan plannen. Bijsturen voor iets misgaat is ook weer zo’n verbeterslag die hoog op de agenda staat.”

De juiste partners voor onze groeiambitie

Ludo besluit: “Er is nog zoveel wat we met deze software kunnen en willen doen. Als MT willen soms meer dan de organisatie aankan. We begonnen ook in een lastige periode. Leuk dat je alle bezoeken wil gaan vastleggen op het moment dat alle winkels en de horeca dicht moesten. Dat heeft ook de nodige druk op onze organisatie gelegd. Stap voor stap verbeteren werkt in onze ervaring het beste. We zijn ook blij dat we bij Axians één aanspreekpunt hebben die zorgt dat de juiste persoon wordt ingeschakeld. En we zijn blij met onze vaste consultants, Frank Nouwen van Axians en Marco Kraaijeveld van Sumatra. Die kennen onze organisatie, denken mee en we hoeven niet steeds alles opnieuw uit te leggen. Wij blijven in elk geval doorgaan met verbeteren en het is mooi om te zien hoe we als organisatie, mede dankzij slim automatiseren, zijn gegroeid.”

AllGreen

AllGreen – user case

De verwachting is meer dan waargemaakt!

Grote resultaten tegen beheersbare kosten

Toen Peter Ruigrok (CEO) benaderd werd om eens naar Sumatra Operational Intelligence te kijken, kon hij niet vermoeden wat hem te wachten stond. Na de demonstratie van Sumatra deed Peter de memorabele uitspraak: “Ik durf niet te geloven dat wat jij vertelt daadwerkelijk mogelijk is!” Dus werd onder het mom van ‘zien is geloven’ een dag consult ingepland, welke volgens Peter de verwachting meer dan heeft waargemaakt, of sterker nog ruimschoots overtrof. Toen de testlicentie was verlopen begonnen de medewerkers te klagen dat ze niet meer in Sumatra konden inloggen…

Snelle implementatie

Een van de key-users is Luke Rijnbeek. Hij heeft zich verbaasd over de korte implementatietijd. “Binnen anderhalve dag waren de gewenste overzichten opgeleverd.” Samen met een aantal collega’s heeft Luke de interactieve overzichten getest, waarbij vooral de snelle leercurve opviel.

Belangrijke detailinformatie

Voor medewerkers op de in- en verkoopafdeling is het essentieel om snel te kunnen beschikken over actuele detailinformatie. Als een inkoper belt, dan wil hij of zij snel antwoord over een afroeporder uit het raamcontract of de beschikbaarheid van een artikel. Vroeger werd dit opgezocht in de Excellijsten, met cijfers van een dag oud, of in Dynamics NAV zelf wat tijdrovend en bewerkelijk was. Met Sumatra gaat dit veel sneller en efficiënter, het levert enorme tijdwinst en tevreden klanten op.

Klanten hebben ook zelf toegang

AllGreen belevert o.a. aan een grote tuincentra keten in Duitsland. De hoofd inkoop belde dagelijks met allerlei ad-hoc vragen. Ieder telefoontje kostte altijd veel tijd, tijd die de verkopers liever aan nuttiger zaken zouden besteden. Tegenwoordig heeft hij zelf een inlog in Sumatra, zodat hij alles zelf kan opzoeken wanneer het hem uitkomt. Dit werkt niet alleen efficiënt voor beide partijen, het verhoogt ook de servicegraad.

Verbaasde klanten

Wekelijks raadplegen wij het reclamatie overzicht. Als een klant bijvoorbeeld in augustus een product reclameert, zien we nu in één oogopslag dat dit product al in januari werd geleverd. Het verbaast onze klanten dat wij dit inzicht hebben en nu een goede onderbouwing kunnen geven waarom zo’n reclamatie wordt niet wordt goedgekeurd. Wij zien het aantal reclamaties dan ook afnemen, de rest kunnen wij beter beoordelen. Dit levert ons een aanzienlijke geldbesparing op.

Wensen voor de toekomst

Op dit moment wordt er voor de operationele inzichten weinig gewerkt met grafieken, omdat cijfers beter inzicht geven in onze operationele processen. Maar voor de eindejaar gesprekken met leveranciers en klanten is het wel nuttig om de resultaten in een dashboard te kunnen presenteren om vervolgens te bespreken. Dit staat dan ook op de wensenlijst voor het volgende consult.

Business Central

Peter en Luke zijn het met elkaar eens dat Sumatra de verwachting ruimschoots heeft overtroffen. Als grote pluspunten wordt genoemd de korte implementatietijd, razendsnel inzicht in actuele detailinformatie, de snelle leercurve en uiteraard het gebruiksgemak. Tot slot vertelt Ruigrok; “we werken ruim vier jaar naar volle tevredenheid met Sumatra op onze huidige Dynamics NAV versie, maar zullen Sumatra zeker blijven gebruiken als we zijn overgestapt naar Business Central.”

Over Allgreen

AllGreen b.v. is een totaalleverancier voor tuincentraketens. Een partnerschap met AllGreen betekent zakendoen met een uiterst flexibel handelshuis die snel en efficiënt inspeelt op de wensen van de klant. Een totaal leverancier met hoogwaardige producten die specifiek zijn afgestemd op tuincentrum niveau. AllGreen, opgericht in december 2007, staat bekend om zijn innovatieve en open structuur van werken. Een zeer gemotiveerd team staat altijd open voor wensen en ideeën.

Stebo

Stebo vnz | user case

Sumatra schept vertrouwen en werkt heel positief voor toekomstige projecten.

Stebo vzw is een dienstverlenende organisatie, actief op verschillende domeinen en met een sterke focus op regionale ontwikkeling. Stebo vzw voegt waarde toe op vlak van: Wonen – Werken – Ondernemen – Leren – Samenleven– Energie, in Limburg, Vlaanderen en Europa. Stebo vzw is sterk in communicatie, coaching, advies, proces- en individuele begeleiding, netwerking en projectwerk.

Beter inzicht in projecten

Stebo werkt sinds 1994 met Exact Globe en sinds 2007 met Exact Synergy. In Exact Synergy wordt o.a. de project- en urenadministratie gevoerd, Exact Globe wordt gebruikt voor boekhouding en facturatie. Ruim zeventig projectmedewerk(st)ers werken vrijwel dagelijks met Exact Synergy. “Omdat de reporting mogelijkheden in Exact te beperkt zijn, hebben wij Sumatra aangeschaft” vertelt Ivan Vanhamel, stafmedewerker bij Stebo.

Starterslabo

Voor de 25 coaches van zusterorganisatie Starterslabo, is door Silver Essence een portaal ontwikkeld. Vanhamel hierover: “onze coaches begeleiden startende ondernemers die hun ondernemersdroom willen realiseren. Jaarlijks worden zo’n 400 kandidaat-ondernemers begeleid bij het opstarten van een eigen bedrijf; van tekstschrijver tot mindfullness en van kok tot tuinarchitectuur. Tijdens het begeleidingstraject van max. 18 maanden is het voor de coaches, maar ook de aankomend ondernemers, van essentieel belang te kunnen beschikken over de juiste inzichten. Denk hierbij aan projectvoortgang, klanthistoriek voor aan- en verkoop, facturatie (zelfs de facturen zijn inzichtelijk), grootboekmutaties en de resultatenrekening.”

Felicitaties van de subsidiegever

“De combinatie van Exact, Silver Essence, BPM en Sumatra is niet alleen heel krachtig voor onze eigen medewerkers en kandidaat-ondernemers, maar ook voor onze subsidiegevers. Zij willen immers goed kunnen monitoren waaraan de subsidiegelden worden besteed. Dankzij de ontwikkelde totaaloplossing wordt alles goed geregistreerd, waardoor er een helder inzicht ontstaat. Wij hebben een aantal subsidiegevers een eigen inlog tot Sumatra gegeven. Het beschikbaar stellen van actuele cijfers legt een zekere druk bij de werknemers, maar schept anderzijds ook vertrouwen bij de opdrachtgever. Voor deze overzichtelijke manier van werken hebben wij van verschillende subsidiegevers reeds felicitaties ontvangen.”

De combinatie van Exact, Silver Essence, BPM en Sumatra is heel krachtig.

Vlaams Energieagentschap

Een ander voorbeeld is het, in opdracht van VEA (Vlaams Energieagentschap), uitvoeren van energiescans bij woningen binnen Vlaamse provincies. Vanhamel: “Met Sumatra wordt data op diverse manieren geanalyseerd en worden trends ontdekt. Op basis van deze signalering kan er vervolgens adequaat worden bijgestuurd. Ook voor dit project is een aantal Sumatra rapporten ontwikkeld, die worden opengesteld aan onze partners. Deelnemende partijen krijgen een login met toegang tot hun eigen projecten en targets. Het VEA krijgt het overkoepelend plaatje te zien.

Uitstekende support

Vanhamel maakt, met ondersteuning van een externe consultant bijna alle Sumatra overzichten zelf. “Als ik een keer tegen een probleem aan loop, dan neem ik contact op met de Sumatra supportdesk. Ik ben uiterst tevreden over de kwaliteit van de supportmedewerkers en de snelheid waarmee zaken worden opgepakt! Sumatra is een vaste waarde geworden, binnen én buiten onze organisatie. Ik kan mij het hier niet meer voorstellen zonder Sumatra.”

Tronix

Tronix Lighting – user case

Dankzij Sumatra zijn bedrijfsprocessen verbeterd

Tronix Lighting is een oer-Hollands familiebedrijf dat als voorraadhoudende leverancier van Led verlichting al bijna 25 jaar is gespecialiseerd in lichtoplossingen voor de professionele markt.

“De uitrol van Sumatra ging bij ons verspreid in drie fases” vertelt CEO Maarten Verbruggen. “Om te beginnen hebben we alle Excel rapporten ‘ingeruild’ voor up-to-date Sumatra overzichten van onze belangrijkste bedrijfsvoering. Het was erg prettig dat de consultant ons hierbij op hoog niveau kon ondersteunen. We hebben eerst uitgebreid gesproken over onze bedrijfsvoering. Vervolgens heeft hij op basis van deze dialoog een uitgebreide set aan bruikbare overzichten ontwikkeld.”

Fase 1

Na de eerste dag consultancy werd er enige tijd met de nieuwe overzichten gewerkt. Vervolgens is er een tweede dag consultancy ingepland. Verbruggen vervolgt; “Tijdens deze tweede dag hebben we meer diepgang in de getallen aangebracht, zodat we vanuit de kengetallen steeds verder de diepte in konden gaan.

Fase 2

Daarna zijn we ons gaan richten op de trendlijnen, waarbij we met een voorspellende blik vooruit kunnen kijken. Vooral de voorraadanalyse is voor ons een onmisbaar instrument geworden. Dankzij de Sumatra analyses, kregen we veel beter inzicht in het voorraadverloop. Deze inzichten zijn van grote invloed op onze inkoop- en cashflow planning. We weten nu precies welke goederen we wanneer moeten inkopen. Hierbij wordt uiteraard rekening gehouden met de lange levertijd vanuit het verre oosten. Maar we weten nu ook exact wanneer we dollars moeten aankopen. Dit alles levert ons een enorme besparing op.”

We zijn gaan werken met trendlijnen, waardoor wij ineens een vooruitziende blik kregen.

Fase 3

De derde dag consultancy is, in verband met de corona situatie, remote uitgevoerd. Dit was prima mogelijk, omdat de consultant ondertussen goed op de hoogt was van de situatie bij Tronix. “Tijdens dit derde consult, hebben we ons meer gericht op de toekomst”, vervolgt Verbruggen. “We zijn gaan werken met trendlijnen, waardoor wij ineens een vooruitziende blik kregen. De Sumatra rapportages werden ineens een soort marketingtool, die ons als het ware een 3D inzicht gaf. Wij kunnen nu vanuit meerdere dimensies alle actuele data analyseren, om zo beter te kunnen anticiperen. Het is fantastisch om te zien dat na de ingebruikname van Sumatra onze bedrijfsvoering enorm is veranderd.”

Dankzij Sumatra hebben we nu een veel beter inzicht in de voorraadbehoeftes.

Operationele inzichten

Bij operationele inzichten gaat het echt om de bedrijfsprocessen. De value-kant van het bedrijf zit ‘m in voorraad en artikelen, omloopsnelheid en de livecycle van een product. “Dankzij Sumatra hebben wij nu een veel beter inzicht in de voorraadbehoeftes. Sumatra biedt ons een voorspellende blik wanneer producten uit voorraad raken en dus moeten worden besteld. Omdat bijna allen in het verre oosten wordt gemaakt, is het voor ons essentieel om te weten wanneer we moeten bestellen. Dat is prachtig.”
“Financieel geeft Exact geen inzicht in dergelijke processen, zeker niet naar de toekomt toe. Sumatra geeft ons wel een signaal wanneer we in actie moeten komen. Wij kunnen dus heel gerichte actie ondernemen: producten bestellen, marketingacties voor niet of minder bestellende klanten of contact met de klant opnemen om de ontstane situatie te bespreken.”

Een investering die zich terugverdient

“De investering in Sumatra hebben wij al geruime tijd terugverdiend” aldus Verbruggen. “Maar dat geldt ook voor de consultancy. Wij kunnen op hoog niveau met de consultant ‘sparren’ en vervolgens zet hij onze informatiebehoefte om in heldere overzichten. Aarzel dus niet om ook te investeren in consultancy, is mijn advies.”

Onmisbare inzichten, die resulteren in flinke besparingen en een hogere productiviteit.

“Sumatra is een tool die binnen alle afdelingen van het bedrijf meer inzicht geeft. Wij zien snel waar werk aan de winkel is, want juist datgene dat aandacht verdient spring eruit. Voorheen was dit dagen puzzelen. Het is essentieel om te werken met actuele cijfers, alleen dan kan je adequaat handelen en hier gerichte actie op te ondernemen. Dankzij Sumatra zijn bedrijfsprocessen verbeterd.” Tot slot vertelt Verbruggen; “Sumatra is voor ons een onmisbare add-on op Exact. Het geeft ons onmisbare inzichten, die resulteren in flinke besparingen en een hogere productiviteit.”

Medz Europe

Medz Europe | user case

Medz Europe is een groothandel in o.a. beschermende kleding en latex handschoenen. Tijdens de coronatijd is de vraag naar deze producten sterk toegenomen. De operationele inzichten van Sumatra zijn, juist nu, ontzettend belangrijk ter ondersteuning van de dagelijkse werkzaamheden. Operations Director Paul Schmits heeft dan ook geen spijt van de aanschaf van Sumatra.

Juist nu behoefte aan actuele cijfers

“Met Sumatra kunnen we, vooral nu in deze drukke periode, onze operationele processen beter bewaken en sturen op basis van actuele inzichten. Sumatra werkt sneller en prettiger dan Excel, zeker als je alleen op de afwijkingen focust. Alles dat conform verwachting presteert, behoeft geen of minder aandacht. Dat is bij uitstek wat Sumatra doet; op hoofdlijnen tonen wat aandacht behoeft, om vervolgens te kunnen inzoomen naar de details die deze afwijking verklaren.”

Snelle implementatie

“Voor de implementatie van Sumatra hebben we 2 dagen een consultant over de vloer gehad” vertelt Schmits. “Hij had een uitgebreide basis aan operationele overzichten neergezet en mij de basisbeginselen van de Sumatra Builder uitgelegd. Inmiddels kan ik, na een dag cursus, zelf interactieve rapportages voor mijzelf en mijn collega’s maken. Voor mijn collega heb ik bijvoorbeeld een overzicht gemaakt van onbezette magazijnlocaties van bepaalde groottes.”

Het is een groot voordeel dat je met Sumatra alle tabellen in één keer ziet. Dat biedt veel voordelen t.o.v. het werken met kubussen.

Geen beperking van kubussen

“Het werken met de Sumatra Builder is leuk. In het verleden werd ik vaak beperkt, omdat benodigde velden niet in de kubussen aanwezig waren, of omdat ik data uit meerdere kubussen wilde combineren. Daarom werd ik vaak genoodzaakt om zelf te gaan knutselen. Met Sumatra is alles al bedacht en voorbereid, waardoor de Dynamics BC-database echt heel overzichtelijk is. Het is een groot voordeel dat je met Sumatra alle tabellen in één keer ziet. Dat biedt enorm veel voordelen t.o.v. het werken met kubussen. Omdat Sumatra de verbinding met de Microsoft SQL-database al intelligent heeft voorbereid, kan ik in een handomdraai gecombineerde overzichten maken. Dit is een enorme pré, want voorheen was het soms een zoektocht van 3 uur om de juiste data te vinden en te combineren. Met Sumatra is dit bijna kinderspel geworden.”

Wij hebben lang met Excel gewerkt en gekeken naar andere opties, en zijn tot de conclusie gekomen dat Sumatra de juiste oplossing is!”

Onmisbare aanvulling op Dynamics BC

Tot slot vertelt Schmits; “Ik heb geen seconde spijt gehad van de aanschaf van Sumatra. Sumatra biedt mij en mijn collega’s nieuwe inzichten en met Sumatra kan veel meer dan je denkt. Ik heb lang met Excel gewerkt en gekeken naar andere opties, maar ben tot de conclusie gekomen dat Sumatra, aanvullend op Microsoft Dynamics NAV én Business Central, de juiste oplossing is!”

Over Medz Europe

Familiebedrijf Medz Europe is importeur/groothandel van een volledig assortiment medische verbruiksartikelen, farmaceutica en drogisterij artikelen. Naast alle gerenommeerde fabrikanten levert Medz Europe disposable handschoenen en kleding onder eigen merken AllWear, AltairMed, Eurogloves en Merbach, of in private label. Medz Europe BV heeft haar kantoor en magazijn in Amersfoort. Vanuit hier worden klanten in verschillende Europese landen binnen 48 uur beleverd.