Kompas voor betere besluitvorming

Het kompas voor betere besluitvorming

Toen ik laatst na een badmintonwedstrijd een drankje met de tegenstander dronk, vroeg de persoon naast mij “wat doe jij eigenlijk voor werk.” Zonder hem tekort te willen doen, realiseerde ik mij dat het geen technisch verhaal moest worden. Dus ja, hoe leg je zonder vakjargon uit dat wij al 27 jaar lang innovatieve software ontwikkelen voor bedrijven in het MKB(+) segment. Ik kwam tot de volgende uitleg: “Onze software zet data om naar slimme inzichten. Dit stelt gebruikers in staat efficiënter te werken en betere beslissingen te nemen, de hele dag door en op iedere afdeling.”

Na een korte stilte kreeg ik de bevestiging dat het verhaal was geland; “oh, dus jullie software helpt mensen om hun dagelijkse werk sneller en slimmer uit te voeren?” Dat is inderdaad exact wat wij doen. Onze software stelt ondersteunt niet alleen het management, maar iedereen op elke afdeling om op basis van de relevante informatie de juiste beslissing te nemen. Dus eigenlijk zijn wij een kompas voor betere besluitvorming.

Macro of micro

Mijn buurman nam een slok van zijn alcoholvrije biertje en keek mij weer aan en zei: “zijn jullie een macro of een micro oplossing?” Goede vraag! Het antwoord is eigenlijk dat wij beide zijn. Wij leveren informatie op macro niveau omdat het gehele bedrijf of organisatie ermee werkt. Maar wij zijn ook micro, omdat wij informatie altijd inclusief alle verklarende details tonen, dus op micro niveau. Wij ondersteunen alle operationele processen, we noemen onze software ‘Operational Intelligence.’

Meer dan alleen Exact

Een van de dames uit het team van de tegenstander keek op en zei “hé, maar dan werk jij bij Sumatra! Ik werk al sinds Exact voor DOS met jullie software, bij mijn huidige werkgever in combinatie met Exact Globe en Exact Synergy. Mijn collega’s en ik zijn super blij met jullie software.”
Dat is natuurlijk een super mooi compliment om te horen. Ik vertelde dat onze software 27 jaar geleden werd ontwikkeld voor Exact voor DOS, maar dat wij tegenwoordig met veel meer software pakketten, waaronder Business Central en Microsoft Dynamics NAV, maar dat we ook klanten hebben die werken met AFAS, COMPAS, CCM en nog veel meer applicaties.

Dat wil ik ook!

Mijn eerste gesprekspartner hoorde het enthousiasme van zijn teamgenote en vertelde dat hij op kantoor werkt met Business Central. Of Sumatra hier ook mee kan koppelen? Ja dat kunnen wij! We wisselden gegevens uit en binnenkort ga ik langs voor een adviesgesprek en demonstratie. De wedstrijd had ik helaas met 5-3 verloren, maar toch reed ik met een tevreden gevoel naar huis!

Ben jij ook benieuwd wat Operational Intelligence bij jou op kantoor kan betekenen? Schrijf je dan in bij een badmintonvereniging in de buurt van Hilversum en meld je aan voor de competitie in de 7e divisie, dan komen we elkaar misschien een keer tegen. Vind je dat te veel gedoe, wat ik mij goed kan voorstellen, neem dan gewoon contact met mij op via ons contactformulier.

Voorkom boetes

Voorkom boetes

Veel Nederlanders gaan deze zomer weer met de auto op vakantie. Het liefst geven ze hun vakantiebudget niet uit aan verkeersboetes. Daarom zullen veel chauffeurs Flitsmeister of soortgelijke apps gebruiken om gewaarschuwd te worden voor (mobiele) flitsers en files.

Dankzij deze App word je op basis van actuele informatie geïnformeerd en kun je tijdig de snelheid aanpassen of een alternatieve route nemen om niet vast te komen staan in de file. De actuele informatie kan tijdens de vakantierit dus veel tijd en geld besparen.

Maar…. zou je Flitsmeister nog gebruiken als de updates 3 uur oud zijn en de filemeldingen van afgelopen nacht zijn? Waarschijnlijk niet! Daarom is het gek dat je eenmaal terug van vakantie het normaal vindt te moeten werken met verouderde informatie, omdat jouw rapportagesoftware iedere nacht of iedere uur de data ververst. Ook op kantoor kun je dus veel geld en tijd worden besparen als jij en jouw collega’s beschikken over actuele operationele data.

Als je de hele dag door, op kantoor, thuis of bij een klant de beschikking hebt over realtime inzichten kun je op basis van deze actuele cijfers tijdig bijsturen en de juiste beslissing nemen:

Zo zijn er nog veel meer voorbeelden te verzinnen van inzichten die het nemen van betere beslissingen vereenvoudigt en in de praktijk veel geld opleveren.

Maak een afspraak

Ben je benieuwd naar de mogelijkheden actuele inzichten jou biedt? Maak dan een afspraak en ontdek hoeveel geld Operational Intelligence jouw bedrijf kan opleveren!

Sumatra 25 jaar

Sumatra Software 25 jaar

Sumatra Software bestaat dit jaar 25 jaar. Om dit te vieren met partners en klanten organiseerden wij op 12 mei ons jubileumfeest in het conservatorium van Amare in Den Haag. Om het geslaagde event te vereeuwigen is er een Aftermovie gemaakt.

Sumatra Excellence Awards winnaars

Om het feest compleet te maken, ontvingen maar liefst vier prijswinnaars een Excellence Award:

TCC The Computer Company

Sumatra 2022 lancering

Tijdens het event lanceerden wij ook Sumatra 2022. Deze laatste edition bevat weer veel nieuwe functionaliteiten, zowel onderwater voor ‘de bouwers’ als ook bovenwater voor ‘de gebruikers.’ Zo zijn er verbeteringen en nieuwe features beschikbaar in de Sumatra Server, Sumatra Builder, Data Model Editor en de WebManager De complete verschillenlijst lees je hier, zie ook onderstaande video.

Sumatra 2022 is nu te downloaden. Wil je de software door een consultant laten installeren en direct een of meer nieuwe features gaan gebruiken? De consultants van onze Partners zijn ondertussen door ons getraind en zij kunnen jou hierbij helpen.

Wie informatie zaait

Wie informatie zaait, zal resultaat oogsten

Al bijna 25 jaar is onze filosofie dat als je zorgt dat mensen beter geïnformeerd zijn, de organisatie beter gaat draaien. Dit is de basis van wat wij doen en wij noemen dit Operational Intelligence. Onze Operational Intelligence beperkt zich niet tot de administratie en het management, maar wordt juist ingezet op alle afdelingen. Ook met rapportages geldt dat hoe meer je zaait, hoe groter de oogst is.

Procesoptimalisatie

Als je Operational Intelligence in het proces neerzet en gaat werken met betere inzichten in jouw proces, dan gaan er ook minder dingen verkeerd. En iets wat niet per ongeluk misgaat is winst!
Een betere informatievoorziening leidt tot procesoptimalisatie. Betere processen leveren betere getallen op. En het is dié winst, die je dan kunt koppelen aan Operational Intelligence.

Vaak wordt binnen bedrijven en organisaties gedacht dat men BI nodig heeft. Maar in werkelijkheid hebben ze behoefte iets anders; Operational Intelligence. Bijvoorbeeld voor de budgetrapportage.

Van maand- naar dagrapportage

Als een van onze consultants bij een klant komt dan wordt vaak om maandrapportage gevraagd, bedoeld om de cijfers te bewaken. Maar in het maandrapport is het achteraf terugkijken. Als een overschrijding wordt geconstateerd, dan is het al te laat. Daarom maken wij met Sumatra dagrapportage. Met dagrapportage ga je informatie consumeren wanneer je het nodig hebt en dus niet achteraf aan het eind van de maand. Je hebt continue informatie nodig, bijvoorbeeld als je een uitgave wilt doen. Dan moet je weten of je nog budgetruimte hebt of niet. Op dát moment is het kijken naar budgetinformatie het relevantst. Had je gekeken naar oude maandstanden, dan was er misschien niks aan de hand. Nu kijk je naar de stand van vandaag en denk je; ik trap op de rem en voorkom daarmee een botsing oftewel een budgetoverschrijding.

Breng informatie naar het beslissingsproces

Operational Intelligent brengt, in tegenstelling tot Business Intelligence, informatie naar het beslissingsproces. De budgethouders zien behalve de standen zelf ook hoe die standen zijn ontstaan. En niet alleen dat, ze kijken ook naar de details als ze een stand niet snappen. Budgethouders zijn dus beter geïnformeerd en op basis van deze actuele cijfers nemen ze betere beslissingen.

In tegenstelling tot de administratie en het management die ‘het grote plaatje’ bewaken, zijn het in dit geval de budgethouders die de dagstanden bewaken. En hoe beter zij op de hoogte zijn van de actuele situatie, hoe minder fouten er worden gemaakt. Dat levert niet alleen winst op voor de budgethouder zelf, maar voor de hele organisatie. Stel dat een budgethouder een boeking ontdekt die onterecht op haar budget is geboekt. Dan kan zij direct contact opnemen met de administratie om dit te herstellen. Dit levert maar liefst driemaal winst op; haar budget is weer op orde, haar collega ziet direct hoeveel budgetruimte er nog daadwerkelijk is en ook in de administratie is de fout hersteld.

Wie informatie zaait…

Het uitgangspunt van Operational Intelligence is dat je zoveel mogelijk mensen toegang geeft tot de voor hen relevante cijfers; de dagrapportage. De rekensom is eenvoudig; hoe meer personen toegang hebben tot Operational Intelligence, hoe groter de opbrengst. Onze klanten verdienen de investering in Operational Intelligence vaak binnen een jaar terug, een deel van hen nog veel eerder.

Ben je benieuwd hoe de opbrengstcurve er voor jouw bedrijf of organisatie uit ziet?
Neem dan eens contact met ons op.

Sumatra 2021

Sumatra 2021 ‘out of water’

Met trots kunnen wij aankondigen dat Sumatra 2021 commercieel beschikbaar is. Het afgelopen jaar hebben onze developers weer hard gewerkt om vele verbeteringen en nieuwe features aan deze ‘best edition ever’ toe te voegen. De ‘changes en new functionality’ in de WebManager, Builder, Data Model Editor, Server, Report Wizard en de WebClient is een lijst van maar liefst 8,5 pagina geworden. Veel te veel dus om allemaal op te noemen. Daarom hebben we een aantal highlights opgenomen in deze video en een verschillenlijst document gemaakt. Zie ook hieronder een korte opsomming.

Nieuw en verbeterd in Sumatra 2021

Voor ieder wat moois

Net als in voorgaande editions, bevat ook Sumatra 2021 voor de diverse gebruikersgroepen weer de nodige veranderingen en verbeteringen. Voor de eindgebruiker zijn natuurlijk de visuele wijzigingen het meest in het oog springend. Nieuwe en verfraaide manieren om data te visualiseren. Nog veel meer wijzigingen zijn beschikbaar voor ‘de bouwers.’ De consultants en klanten, die de Dashboards en interactieve overzicht maken met de Sumatra Builder. Ook de WebManager springt in het oog en biedt tegenwoordig meer functionaliteit die de oorspronkelijke Manager bood. Kortom, Sumatra 2021 is onze beste versie ooit, voor alle gebruikers.

De 3 WS (nee, niet de 3 JS)

Als Sumatraklant ben je vast al bekend met onze Operational Intelligence ‘gedachtengoed.’ Wij zijn van mening dat een Dashboard of interactief overzicht altijd “de 3 WS” moet bevatten:
• Wat is er aan de hand?
• Wat is hiervan de oorzaak?
• Welke actie moet ik ondernemen?
Alleen als bovenstaande drie vragen worden beantwoord, bereikt het overzicht het doel, namelijk inzicht krijgen in processen en de juiste acties initiëren om een nog beter resultaat te bereiken.

Tijd is geld

Tijd is geld

Volgens een rapport van McKinsey besteden werknemers elke dag 1,8 uur aan het doorzoeken en verzamelen van informatie. Dat is gemiddeld 9,3 uur per week!

Je kent de frustratie vast wel. Je wilt nog even de omzetstatistieken opzoeken, voordat je naar de klant vertrekt. Want je wilt niet onvoorbereid aankomen. Het opzoeken van de cijfers kost meer tijd dan verwacht, dus met tegenzin vraag je een collega om jou uit de brand te helpen. Waardoor er nu dus twee personen waardevolle tijd kwijt zijn. Vast heel herkenbaar, maar ook onnodig.

In dit blog ontdekt je hoe een MKB-bedrijf met 20 medewerkers jaarlijks € 50.600,00 kan besparen.

Een simpele rekensom

Laten we eens een simpele rekensom maken. Stel je bent een MKB-bedrijf met fulltime 20 medewerkers. Dit betekent 225 werkdagen x 8 uur x 20 medewerkers, opgeteld is dat 36.000 uur. Volgens het onderzoek van McKinsey is iedere werknemer dagelijks 1,8 uur tijd kwijt aan het opzoeken van informatie. Stel dat iets meer dan de helft hiervan (1 uur) het opzoeken van informatie uit het ERP- en CRM-systeem betreft, dan gaat jaarlijks 4.500 uur verloren!

Lastige klantvragen

Nu hoor ik jou denken, dat valt bij ons wel mee. Maar is dat ook zo? Stel dat een klant belt met de vraag of een product op voorraad is, wat niet zo blijkt te zijn. Vervolgens vraagt de klant wat dan de verwachte levertijd is, en als dat te lang blijkt welk alternatief je kan bieden. En oh ja, hoeveel stuks had de klant vorig jaar ook alweer van een bepaald product besteld? Ondertussen zoek je “snel” nog even de openstaande posten. Het woord snel staat bewust tussen aanhalingstekens, want zo snel gaat het opzoeken van bovenstaande informatie in de praktijk vaak niet. Omdat je vaak meerdere schermen moet openen om de benodigde informatie te kunnen raadplegen, kost dit vaak veel tijd.

De budgethouder

Een ander voorbeeld is de budgethouder, die wil weten of er nog wel budgetruimte is voor een geplande aankoop. In veel budget gestuurde organisaties geldt, dat de benodigde informatie niet voor iedereen beschikbaar is of snel kan worden geraadpleegd. Daarom is de budgethouder vaak aangewezen op informatie die de administratie (periodiek) beschikbaar stelt. Omdat deze cijfers niet actueel zijn, pakt de budgethouder de door hem of haar bijgehouden Excelsheet erbij. Bij twijfel of alles hierin is bijgewerkt, wordt besloten om toch de collega van de administratie naar de meest recente cijfers te vragen. En zo zijn ook in dit voorbeeld twee personen tijd kwijt aan deze zoektocht.

De oplossing

Alle hierboven beschreven informatie wordt geregistreerd in een ERP-systeem als Exact Globe of Microsoft Dynamics en/of een CRM-systeem als Microsoft CRM of Exact Synergy. Deze software is uitermate geschikt voor het invoeren van zaken als klanten, orders en grootboekmutaties. Maar in de praktijk is ERP- en CRM-software veel minder voor het opzoeken en presenteren van cijfers.

Sumatra Operational Intelligence blinkt juist uit in het overzichtelijk presenteren van relevante informatie. Dankzij de slimme opzet van interactieve schermen, wordt het raadplegen van informatie kinderspel. Zonder complexe handelingen vindt de gebruiker razendsnel de gewenste informatie, inclusief verklarende details.

In de praktijk levert dit een enorme tijdwinst op, omdat gebruikers het scherm nooit hoeven te verlaten om alle relevante cijfers te raadplegen. Deze actuele cijfers zijn ook nog eens via het internet toegankelijk, ideaal als je thuiswerkt of onderweg bent naar een klant.

Kostenbesparing

Nu pretenderen wij natuurlijk niet dat wij met onze software de verloren tijd van 225 uur per medewerker/per jaar volledig opheffen. Maar, stel dat Operational Intelligence de zoektijd halveert. Dit levert per medewerker een besparing van 110 uur op. Bij een gemiddeld uurloon van € 23,00 bespaar je als ondernemer jaarlijks maar liefst € 2.530,00 per medewerker. Voor een bedrijf met 20 medewerkers is dit een jaarlijkse besparing van € 50.600,00. En dit alles wordt mogelijk door slechts een deel van dit bedrag te investeren in de juiste software….

Ben je benieuwd hoeveel jij kan besparen? Neem dan gerust eens contact met ons op.

One size fits none

One size fits all?

Werk jij bij een dertien in het dozijn bedrijf? Jeetje, sterkte! Werk je bij één van de 99,9% overige bedrijven? Lees dan verder…

Regelmatig krijg ik de vraag: “levert Sumatra ook standaardrapportages mee?” Deze vraag beantwoord ik altijd met de wedervraag; “werk jij voor een standaard bedrijf dan?”

Mensen denken vaak dat standaardrapporten handig zijn. Wat men zich niet realiseert, is dat geen bedrijf of organisatie hetzelfde is. Al zijn het soms kleine verschillen, ieder bedrijf is uniek! En daarom heeft ieder bedrijf of organisatie baat bij voor hen ontwikkelde ‘maatrapportages.’

One size fits none!

Natuurlijk zijn er overzichten die door de meeste bedrijven inzetbaar zijn, toch? Denk bijvoorbeeld aan een openstaande postenlijst. Maar ook hier geldt, dat deze niet voor iedereen geschikt is. ERP-systemen hebben een openstaande postenlijst van 30, 60, 90 dagen en ouder. Maar waarom zou je 30 dagen wachten om een openstaande factuur op te volgen? Of wat nu, als je het belangrijk vindt om ook op 45, 75 en 120 dagen te monitoren? Of als je een onderscheid wilt maken tussen openstaande posten met een waarde kleiner of groter dan bijvoorbeeld € 5.000,00. Dan kun je dus niet met standaardrapportages uit de voeten. Daarom ben ik van mening dat standaardrapporten een “one size fits none’ zijn.

Ja, ook jouw bedrijf is uniek!

Uit mijn jarenlange praktijkervaring kan ik je zeggen dat ook jouw bedrijf uniek is! Daarom hebben jij en jouw collega’s veel meer baat bij op maat ontwikkelde dashboards en overzichten. Want alleen dan krijg je de juiste inzichten en kun je trends analyseren. Zelfs als jouw bedrijfsprocessen vrijwel identiek zijn als die van jouw concurrent, is jouw informatiebehoefte anders.

Showroom keuken vs. droomkeuken

Laat ik het uitleggen aan de hand van een showroom keuken. In eerste instantie lijkt dit erg aantrekkelijk. Vaak krijg je hoge korting op een showroomkeuken. Maar, een showroomkeuken past vrijwel nooit precies in jouw keuken. En vaak wil je de indeling nog wijzigen en de apparatuur upgraden. Kortom, er moet veel worden gewijzigd om deze showroomkeuken passend te krijgen. Dit alles kost tijd en uiteraard geld. Als je achteraf berekent hoeveel jouw ogenschijnlijk goedkope showroomkeuken uiteindelijk kost, dan zal je flink schrikken. Dan kom je tot de ontdekking dat het goedkoper was geweest om jouw eigen droomkeuken zélf samen te stellen en te laten plaatsen.

Goedkoop is duurkoop

Waarom leveren diverse softwareleveranciers dan ‘gratis voorbeeldrapporten’ mee? Enerzijds omdat zij hopen jou hiermee te overtuigen om voor hen te kiezen. Immers, “gratis” klinkt interessant, toch? Anderzijds hebben sommige softwareleveranciers de illusie dat eenheidsworst rapporten jou gelukkig maken.

Nu hoor ik je zeggen, maar Sumatra leverde zelf toch ook altijd zo’n 120 standaardrapporten mee? Dat klopt, dat deden wij ook. Maar in de praktijk merken wij dat deze ‘downloadable voorbeelden’ vrijwel altijd moeten worden ‘customized.’ En neem van mij aan, het is sneller en efficiënter om daarom van scratch af aan klantspecifieke overzichten te maken, net als bij de keuken.
(Wist je trouwens dat een Sumatra implementatie vaak slechts 3-5 dagen is?)

Compleet en actueel inzicht

Met ruim 23 jaar praktijkervaring weten wij bij Sumatra als geen ander welke voordelen klantspecifieke inzichten opleveren. Of dit nou gaat om actueel inzicht in budgetruimte, slimme besteladviezen die resulteren in een lagere voorraad en minder incourante artikelen, of om een krachtige verkoopanalyses die resulteren in hogere winstgevendheid. De gemene deler is dat Operational Intelligence jou en jouw collega’s exact de juiste inzichten geeft. Inzichten waarmee betere beslissingen worden genomen, fouten worden voorkomen en effectiever wordt gewerkt. Ben je enthousiast geworden en benieuwd wat Sumatra Operational Intelligence voor jou kan betekenen? Neem dan eens contact met ons op.

Wat is jouw mening? Geef ons feedback!

Wij zijn benieuwd naar jouw mening over dit onderwerp. Jouw feedback is daarom welkom op onze LinkedIn pagina (hint: volg je onze al?).

Dit blog is geschreven door Martin de Sain.

Mijn naam is haas

Mijn naam is haas…

Mijn naam is haas, ik weet van niets. Is er wat gebeurd dan, daar weet ik niets van…. In 1973 scoorde het Lowland Trio een hit met dit nummer en bereikten de 12e plaats in de TOP 40. “1973”, hoor ik jou denken, “da’s lang geleden!” En dat is natuurlijk ook zo.

Vier jaar later, in 1977, introduceerde Apple de Apple II: de eerste succesvolle PC met een beeldscherm en toetsenbord om gegevens in te voeren. Wie had kunnen vermoeden dat wij nu, 43 jaar later, ineens massaal achter een PC of notebook zitten tijdens het thuiswerken?

Thuiswerken

Mensen met een kantoorbaan, werken nu grotendeels vanuit huis. Voor velen is dit even wennen: werk en privé vloeit namelijk flink samen, zeker als er jonge of schoolgaande kinderen in het gezin zijn, die aandacht vragen. De vergadering op het werk, wordt ineens vervangen door Microsoft Teams sessies. Even wennen om de collega’s vanaf de thuiswerkplek of de keukentafel te zien werken.

Het online vergaderen is voor de meesten onder jullie dus prima op te vangen. Het is een grotere uitdaging om vanuit huis te kunnen beschikken over de programma’s waar je op kantoor mee werkt.

Hoe lost Sumatra dit op?

Als budgethouder, projectmanager, inkoper, medewerker bedrijfsbureau of verkoper consumeer je dagelijks veel informatie, voornamelijk uit ERP-systemen als Exact Globe of Microsoft Dynamics. Als je op dit moment thuiswerkt, dan is de kans groot dat je geen toegang hebt tot deze systemen. Dit betekent dat je minder goed in staat bent om jouw werk goed uit te voeren en beslissingen te nemen.

Toegang via het internet

Als je niet over complete en actuele cijfers beschikt, moet je beslissingen nemen op basis van verouderde of zelfs geen informatie. Er kunnen zich dus situaties voordoen, die jij zou willen, nee moeten, weten. Maar deze belangrijke informatie bereikt jou niet. En dus ben je het haasje… Tenzij je via internet toegang hebt tot alle relevante informatie, bijvoorbeeld via de Sumatra WebClient. Dan ben je, ook buiten kantoor, altijd volledig op de hoogte.

Corona actie

De Sumatra WebClient met internet access was tot voor kort alleen beschikbaar in de Sumatra Universal en Enterprise edition. Omdat zoveel mensen op dit moment thuiswerken, hebben wij besloten om deze functionaliteit gratis beschikbaar te stellen in de Professional edition. Dit betekent dat honderden Sumatra gebruikers nu óók overal en altijd toegang krijgen tot alle voor hen relevante dashboards en interactieve overzichten. Ook thuiswerkers zijn dus goed geïnformeerd, en daarom hoeven zij niet meer te zeggen: “mijn naam is haas.” Met uitzondering van de familie Haas natuurlijk…

Denk je, ik wil niet langer het haasje zijn en ook overal en altijd kunnen beschikken over Operational Intelligence? Neem dan contact met ons op.

wat doe jij tijdens de crisis?

Wat doe jij tijdens de crisis?

Het corona-virus eist wereldwijd zijn tol en zet de levens van mensen en ondernemers volledig op zijn kop. De impact van de door de regering genomen maatregelen is groot. Niet alleen privé, maar ook zakelijk. Veel bedrijven moeten alle zeilen bijzetten om de corona-crisis te overleven, al zijn er ook bedrijven die de drukte nauwelijks aankunnen. Al staan Nederlanders bekend om hun flexibiliteit en aanpassingsvermogen, deze crisis hakt er keihard in.

Verreweg de meeste ondernemers zullen er alles doen, om de schade zoveel mogelijk te beperken. Maar er zijn ook ondernemers die de situatie op een andere manier aangrijpen. Nu het bedrijf door maatregelen als verplicht thuiswerken toch al op zijn kop staat, kiezen zij ervoor om deze periode te benutten om ‘achterstallig onderhoud’ uit te voeren.

Organisatie doorlichten

De standaard routines en processen zijn op dit moment vaak niet meer te handhaven. Er moet dus gezocht worden naar slimme alternatieven. Dit kan leiden tot inzichten, die in de dagelijkse gang van zaken niet eerder besproken of onderzocht zijn. Er worden kansen ontdekt, die in deze ongebruikelijke periode kunnen worden geïmplementeerd. Dat geldt ook voor nieuwe software.

Er is bijna geen bedrijf die geen (financiële) hinder ondervindt van de huidige situatie, of zelfs met moeite het hoofd boven water houdt. Veel ondernemers schuiven investeringen vooruit. Maar dat is niet altijd slim. Als de crisis over haar hoogtepunt heen is, en de economie weer uit het dal kruipt, dan doen jouw concurrenten dat ook. Veel ondernemers gaan op dat moment gelijktijdig een beroep doen op softwareleveranciers en implementatiepartners. Dat betekent dat de agenda’s bomvol zullen zitten en geplande projecten niet op korte termijn kunnen worden uitgevoerd.

Blijf jouw concurrenten voor

Wil je de concurrentie voorblijven, of de afstand vergroten? Dan is het de overweging waard, om juist nu stappen te zetten. Bedenk waar de operationele informatievoorziening kan worden verbeterd. Werp eens een kritische blik op de huidige rapportages. De kans is groot dat je tot de conclusie komt dat er, ook al op korte termijn, voordelen te behalen zijn. Stel deze optimalisatie dus niet uit, en zorg ervoor dat jij nu alles al op orde hebt, zodat je ook na de crisis jouw voorsprong behoudt.

Excellende van spreadsheets

De ‘Excellende’ van spreadsheets

Zet Google aan het werk met zoektermen als ‘problemen Excel’ of ‘Excel trouble’ en je wordt overspoeld met zoekresultaten. Niet verrast? Dan kunt u deze blog in principe overslaan en lekker doorgaan met waar u mee bezig was. Kijk je er wel van op, dan zijn de komende minuten lezen zeker de moeite waard.

Fouten en gebrekkig versiebeheer

Vooral op financiële afdelingen leunt men nog altijd sterk op Excel voor rapportages en analyses. De voordelen spreken voor zich: laagdrempelig, schier eindeloze mogelijkheden, alom aanwezige basiskennis en lage kosten. Je voelt de ‘maar’ al aankomen. De gebruiker heeft binnen Excel enorm veel vrijheid om informatie te ver- en bewerken, middels formules en verwijzingen. Naarmate de complexiteit toeneemt, groeit het gevaar op fouten evenredig. Een enkele fout kan ook nog eens op meerdere plaatsen terugkomen, met een onbetrouwbaar rapport als resultaat. En dan hebben we het nog niet eens over onduidelijkheid als gevolg van gebrekkig versiebeheer.

Koudwatervrees?

Volgens onderzoek bevat maar liefst 88% van alle Excelsheets fouten! Kwalijker nog is dat er dus ook verkeerde beslissingen worden genomen op basis van deze gegevens. Ook op financiële afdelingen van gerenommeerde banken, overheidsinstellingen, universiteiten en beursgenoteerde bedrijven komt dit veelvuldig voor. Waarom dan toch vasthouden aan spreadsheets? Hier is onder meer sprake van koudwatervrees, oftewel angst om op iets anders dan het bekende over te stappen. Maar die angst hebben we met z’n allen al zo vaak overwonnen. Anders zouden we onze partners nog steeds aan de haren onze grot binnen slepen of, wat recenter, met wegenkaarten klooien in plaats van navigatie te gebruiken.

Niet interactief

Doordat veel mensen binnen de organisatie hun eigen Excelsheets maken, ontstaat er een wildgroei aan overzichten, waarbij iedereen zijn of haar eigen waarheid creëert. Omdat Excel niet interactief is, is de toelichtende verklaring dus niet altijd voorhanden. Resultaat: ‘We komen er in ons volgende overleg op terug’. Dat is natuurlijk niet meer van deze tijd. Informatie moet interactief zijn en vragen direct beantwoorden op basis van complete en actuele informatie. Ik kom hier in een later blog nog op terug.

Excelsheets met 16 tabbladen, wie gaat dat nou lezen?!
sumatra vis

Overcompleet

Bijkomend probleem van Excel is dat overzichten vaak gebaseerd zijn op verouderde informatie en overcompleet zijn. We krijgen soms Excelsheets onder ogen met 16 of meer tabbladen. Wie gaat dat lezen? We spreken regelmatig medewerkers van de afdeling Financiën die uren en dagen met Excel in de weer zijn. Zij hebben zelf toegang tot actuele informatie in het ERP en realiseren zich vaak niet voldoende dat andere collega’s zoals budgethouders, inkopers, verkopers en MT-leden diezelfde behoefte hebben. Met het bijkomende gevaar dat die vervolgens ook nog eens hun eigen Excelbestanden gaan maken.

De oplossing voor deze ‘Excellende’ is…

Het antwoord op deze vraag is: Operational Intelligence. En raad eens wat, laten wij bij Sumatra nou producent zijn van deze geavanceerde rapportage oplossing!