Royal Steensma - use case
Inzicht in operationele processen, grip daarop krijgen en processen verbeteren.
Deze keer gingen we op bezoek bij Royal Steensma, producent van bakkerijingrediënten in de breedste zin van het woord. Dat doen ze al meer dan 180 jaar. Zo’n 2,5 jaar daarvan werken ze ondertussen ook met Sumatra rapportages. Valt er na 180 jaar nog iets te verbeteren in je bedrijf, vroegen we ons af. Tijd dus om eens te kijken wat ze daar zoal met Sumatra doen!
Operationeel overzicht
Bij binnenkomst is het al direct duidelijk. Applicatie specialist Marcel van Zoelen heeft de Sumatra Builder al startklaar op een van zijn schermen. “We bouwen nagenoeg alles zelf” legt hij uit “Leuk voordeel is dan ook dat collega’s steeds vaker binnenstappen met ideeën. Hoe meer ze Sumatra gebruiken, hoe meer ze de voordelen zien en inzicht krijgen door overzicht, hoe meer overzichten ze willen. Daarom vinden we het belangrijk dat we het zelf kunnen onderhouden. Wij zitten dicht bij de gebruikers en kennen de processen en knelpunten als geen ander”.
Royal Steensma heeft al jaren AB als vaste partner voor hun Exact Globe en Synergy omgeving omdat AB de ERP specialist is voor de (voedings)industrie. “De consultant van AB heeft me de nodige uitleg gegeven over Sumatra en sindsdien doen we het veelal zelf. Alleen als ik zelf te weinig tijd heb, schakel ik nog wel eens een consultant van AB in” legt Marcel uit. Naast Sumatra beheert hij overigens ook het automatiseren van taken met RPA (voorheen ABEI) zelf.
“Inzicht in processen is voor ons belangrijk” vertelt Marcel “vandaar dat we ook zo blij zijn met Sumatra. Met dat inzicht zien we waar dingen goed of juist fout gaan. Daarmee hebben we grip en kunnen we ervan leren. Het gevolg? We werken nu efficiënter en kunnen we onze kwaliteit blijven verbeteren”.
Op de vraag of Sumatra ook wordt gebruikt voor management rapportages is Marcel duidelijk. “We hebben wel wat management rapportages maar de focus ligt nu echt op de operationele overzichten. Zo ben ik nu bezig met een dashboard voor de afdeling Expeditie. Elke afdeling krijgt zo’n dashboard, waarbij de input van de gebruikers gevraagd wordt. Met hun feedback kan ik echt iets maken wat ze nodig hebben en waar ze blij van worden. Zodra de afdelingen beschikken over wat ze nodig hebben, gaan we uiteraard zeker aan de slag met management overzichten”.
Met Sumatra eenvoudig en intuïtiever werken
Dat gebruikers niet meer in Exact Globe zelf hoeven te kijken, was voor Royal Steensma ook een reden om voor Sumatra te kiezen. Het bleek namelijk erg lastig, soms zelfs onmogelijk om de rechten zo in te richten dat gebruikers bij alleen die onderdelen konden komen die ze nodig hadden. “Met Sumatra bepaal ik zelf wie wat mag zien. Ze hoeven ook alleen maar te kijken en niets te wijzigen. En uiteindelijk werkt Sumatra ook veel eenvoudiger intuïtiever” legt Marcel uit, “Ik krijg maar zelden vragen over hoe je met Sumatra moet werken. Veruit de meeste vragen vanuit gebruikers zijn suggesties. De tevredenheid is dan ook hoog”.
Sumatra wordt steeds breder ingezet
Steeds meer processen worden gemonitord vanuit Sumatra. Bijvoorbeeld het proces van monsters aanvragen. Dat kan eenvoudig een proefmonster opsturen zijn, maar Royal Steensma ontwikkelt op aanvraag ook klant-specifieke producten. “We hebben dit hele proces in Exact Synergy ingericht” laat Marcel zien “en met Sumatra houden we in de gaten dat het proces ook goed en tijdig wordt opgevolgd”.
Binnen de voedingsindustrie wordt ook veel gebruik gemaakt van certificaten. Zo moet daarmee bijvoorbeeld worden gegarandeerd dat een product ook 100% vegetarisch, halal of koosjer is. Die certificaten worden uitgegeven door leveranciers. Soms voor alle producten maar regelmatig ook specifiek voor één artikel. “Die certificaten hebben een bepaalde geldigheidsduur” licht Marcel toe, “dus is het voor Royal Steensma zaak om goed in de gaten te houden welke certificaten gaan vervallen zodat we tijdig een nieuw certificaat kunnen aanvragen”.
Trots laat hij zien dat hij deze documenten ook zichtbaar maakt in zijn Dashboard voor de Expeditie. “Zo heeft iedereen ze altijd bij de hand wanneer die nodig zijn, en met kleurtjes geef ik een waarschuwing of een certificaat dreigt te verlopen” licht hij toe. “Daarnaast heb ik ook een RPA-taak gemaakt die tijdig de juiste personen een waarschuwing per email toestuurt”.
Meer met Exact Globe en Exact Synergy
Voorlopig is Marcel nog wel zoet met de Dashboards voor de afdelingen. Daarbij is ook het streven om weg te blijven van Excel of andere manieren om gegevens vast te leggen. “Zo willen we de verkoopbudgetten in Globe ook gaan inzetten” vertelt hij. “Excel lijkt handig maar geeft ons geen grip en hoe betrouwbaar zijn de cijfers dan? Zodra de informatie in Exact staat, kan ik er een overzicht op maken waarmee we op betrouwbare cijfers kunnen sturen. En natuurlijk zetten we daar ook Exact Synergy voor in. Voor de Kwaliteitsbewaking, de Klachtenafhandeling en bij HR voor de in-/uitstroom van medewerkers”.
Exact Synergy speelt daarmee binnen Royal Steensma ook een steeds belangrijkere rol. “Daarbij vertrouw ik dan weer op de expertise van onze partner AB” vertelt Marcel. “Ik weet veel, maar nog lang niet alles. En ik laat me graag inspireren door een ervaren consultant. De consultants van AB lopen ook al heel wat jaren mee in de maakindustrie. Wat heeft die zo’n consultant gemaakt voor andere klanten? Zijn er verbeteringen mogelijk die we nu zelf nog niet zien? Daar ben ik heel benieuwd naar”.
Kennis delen en innovatie
Voor vandaag hebben we genoeg gezien; Marcel is voorlopig nog wel even bezig. En zoals hij onze software inzet, komt deze ook optimaal tot zijn recht. Inzicht in operationele processen, grip daarop krijgen en processen verbeteren daar waar nodig. Daarmee ondersteunt de automatisering bij Royal Steensma ook de visie om “een kennisrijke, innovatieve partij waarmee het, in de breedte van haar assortiment, goed samenwerken is” te zijn en te blijven.