Royal Steensma – user story

Inzicht in operationele processen, grip daarop krijgen en processen verbeteren.

Deze keer gingen we op bezoek bij Royal Steensma, producent van bakkerijingrediënten in de breedste zin van het woord. Dat doen ze al meer dan 180 jaar. Zo’n 2,5 jaar daarvan werken ze ondertussen ook met Sumatra rapportages. Valt er na 180 jaar nog iets te verbeteren in je bedrijf, vroegen we ons af. Tijd dus om eens te kijken wat ze daar zoal met Sumatra doen!

Operationeel overzicht

Bij binnenkomst is het al direct duidelijk. Applicatie specialist Marcel van Zoelen heeft de Sumatra Builder al startklaar op een van zijn schermen. “We bouwen nagenoeg alles zelf” legt hij uit “Leuk voordeel is dan ook dat collega’s steeds vaker binnenstappen met ideeën. Hoe meer ze Sumatra gebruiken, hoe meer ze de voordelen zien en inzicht krijgen door overzicht, hoe meer overzichten ze willen. Daarom vinden we het belangrijk dat we het zelf kunnen onderhouden. Wij zitten dicht bij de gebruikers en kennen de processen en knelpunten als geen ander”.

Royal Steensma heeft al jaren AB als vaste partner voor hun Exact Globe en Synergy omgeving omdat AB de ERP specialist is voor de (voedings)industrie. “De consultant van AB heeft me de nodige uitleg gegeven over Sumatra en sindsdien doen we het veelal zelf. Alleen als ik zelf te weinig tijd heb, schakel ik nog wel eens een consultant van AB in” legt Marcel uit. Naast Sumatra beheert hij overigens ook het automatiseren van taken met RPA (voorheen ABEI) zelf.
“Inzicht in processen is voor ons belangrijk” vertelt Marcel “vandaar dat we ook zo blij zijn met Sumatra. Met dat inzicht zien we waar dingen goed of juist fout gaan. Daarmee hebben we grip en kunnen we ervan leren. Het gevolg? We werken we efficiënter en kunnen we onze kwaliteit blijven verbeteren”.

Op de vraag of Sumatra ook wordt gebruikt voor management rapportages is Marcel duidelijk. “We hebben wel wat management rapportages maar de focus ligt nu echt op de operationele overzichten. Zo ben ik nu bezig met een dashboard voor de afdeling Expeditie. Elke afdeling krijgt zo’n dashboard, waarbij de input van de gebruikers gevraagd wordt. Met hun feedback kan ik echt iets maken wat ze nodig hebben en waar ze blij van worden. Zodra de afdelingen beschikken over wat ze nodig hebben, gaan we uiteraard zeker aan de slag met management overzichten”.

Met Sumatra eenvoudig en intuïtiever werken

Dat gebruikers niet meer in Exact Globe zelf hoeven te kijken, was voor Royal Steensma ook een reden om voor Sumatra te kiezen. Het bleek namelijk erg lastig, soms zelfs onmogelijk om de rechten zo in te richten dat gebruikers bij alleen die onderdelen konden komen die ze nodig hadden. “Met Sumatra bepaal ik zelf wie wat mag zien. Ze hoeven ook alleen maar te kijken en niets te wijzigen. En uiteindelijk werkt Sumatra ook veel eenvoudiger intuïtiever” legt Marcel uit, “Ik krijg maar zelden vragen over hoe je met Sumatra moet werken. Veruit de meeste vragen vanuit gebruikers zijn suggesties. De tevredenheid is dan ook hoog”.

Sumatra wordt steeds breder ingezet

Steeds meer processen worden gemonitord vanuit Sumatra. Bijvoorbeeld het proces van monsters aanvragen. Dat kan eenvoudig een proefmonster opsturen zijn, maar Royal Steensma ontwikkelt op aanvraag ook klant-specifieke producten. “We hebben dit hele proces in Exact Synergy ingericht” laat Marcel zien “en met Sumatra houden we in de gaten dat het proces ook goed en tijdig wordt opgevolgd”.

Binnen de voedingsindustrie wordt ook veel gebruik gemaakt van certificaten. Zo moet daarmee bijvoorbeeld worden gegarandeerd dat een product ook 100% vegetarisch, halal of koosjer is. Die certificaten worden uitgegeven door leveranciers. Soms voor alle producten maar regelmatig ook specifiek voor één artikel. “Die certificaten hebben een bepaalde geldigheidsduur” licht Marcel toe, “dus is het voor Royal Steensma zaak om goed in de gaten te houden welke certificaten gaan vervallen zodat we tijdig een nieuw certificaat kunnen aanvragen”.

Trots laat hij zien dat hij deze documenten ook zichtbaar maakt in zijn Dashboard voor de Expeditie. “Zo heeft iedereen ze altijd bij de hand wanneer die nodig zijn, en met kleurtjes geef ik een waarschuwing of een certificaat dreigt te verlopen” licht hij toe. “Daarnaast heb ik ook een RPA-taak gemaakt die tijdig de juiste personen een waarschuwing per email toestuurt”.

Meer met Exact Globe en Exact Synergy

Voorlopig is Marcel nog wel zoet met de Dashboards voor de afdelingen. Daarbij is ook het streven om weg te blijven van Excel of andere manieren om gegevens vast te leggen. “Zo willen we de verkoopbudgetten in Globe ook gaan inzetten” vertelt hij. “Excel lijkt handig maar geeft ons geen grip en hoe betrouwbaar zijn de cijfers dan? Zodra de informatie in Exact staat, kan ik er een overzicht op maken waarmee we op betrouwbare cijfers kunnen sturen. En natuurlijk zetten we daar ook Exact Synergy voor in. Voor de Kwaliteitsbewaking, de Klachtenafhandeling en bij HR voor de in-/uitstroom van medewerkers”.

Exact Synergy speelt daarmee binnen Royal Steensma ook een steeds belangrijkere rol. “Daarbij vertrouw ik dan weer op de expertise van onze partner AB” vertelt Marcel. “Ik weet veel, maar nog lang niet alles. En ik laat me graag inspireren door een ervaren consultant. De consultants van AB lopen ook al heel wat jaren mee in de maakindustrie. Wat heeft die zo’n consultant gemaakt voor andere klanten? Zijn er verbeteringen mogelijk die we nu zelf nog niet zien? Daar ben ik heel benieuwd naar”.

Kennis delen en innovatie

Voor vandaag hebben we genoeg gezien; Marcel is voorlopig nog wel even bezig. En zoals hij onze software inzet, komt deze ook optimaal tot zijn recht. Inzicht in operationele processen, grip daarop krijgen en processen verbeteren daar waar nodig. Daarmee ondersteunt de automatisering bij Royal Steensma ook de visie om “een kennisrijke, innovatieve partij waarmee het, in de breedte van haar assortiment, goed samenwerken is” te zijn en te blijven.

N.M. Heilig – user story

Informatie is key

Op het Factory Meets Factory event van BrainSys gaf Sandra Boonacker, Finance & Business Process Manager, een inspirerende presentatie over de wijze waarop binnen het familiebedrijf wordt omgegaan met procesinformatie. Ondersteund door aansprekende praktijkvoorbeelden vertelde Sandra enthousiast over de voordelen die Operational Intelligence haar en haar collega’s oplevert. Volgens Sandra is informatie dan ook essentieel ter ondersteuning van alle bedrijfsprocessen.

Vervanging van ‘de Excelletjes’

Toen Sandra bij N.M. Heilig in dienst trad, werd er regelmatig gewerkt met ‘Excelletjes’ met als gevolg diverse manieren van werken. De verdere ontwikkeling van Sumatra bleek een goed argument om deze losse lijsten te vervangen door één centrale oplossing, waarin iedereen beschikt over dezelfde waarheid. Als voorbeeld noemt Sandra de afleverdata van leveranciers, die voorheen in Excel werden bijgehouden. Hiervoor heeft ze nu een Sumatra rapport gemaakt, zodat iedereen werkt met dezelfde betrouwbare informatie. “Als ik mensen bij andere bedrijven spreek, hoor ik dat zij vaak nog gebruik maken van Excel. Mijn advies aan hen is om eens naar Sumatra te kijken.”

Tevreden over BrainSys

Bij haar vorige werkgever, waar ze ook met Exact en Sumatra werkte, had Sandra goede ervaring opgedaan met BrainSys. Dus besloot Sandra hen te benaderen om ook bij N.M. Heilig hun vaste Exact en Sumatra partner te worden. Sandra vertelt hierover: “Het fijne van BrainSys is hun uitstekende branchekennis, hands-on mentaliteit en uiteraard dat ik op hoog niveau kan sparren over complexere vraagstukken. Door mijn ruime ervaring met Sumatra kan ik de meeste overzichten zelf bouwen met de Sumatra Builder. Maar soms loop ik toch tegen een uitdaging aan. Dan is het prettig dat ik consultant Dirk kan inroepen om met zijn expertise samen de laatste puntjes op de i te zetten.”

Sumatra als bonus

In de loop der jaren zijn een aantal bedrijfsprocessen gewijzigd of geoptimaliseerd. Niet iedereen is altijd even blij als processen wijzigen of als er meer zaken dan voorheen moeten worden vastgelegd. Daarom is Sandra’s standpunt, dat als ze processen wijzigt of uitgebreidere registratie van data verlangt, ze de collega’s ook iets teruggeeft. Met Sumatra kan Sandra de collega’s laten zien welke extra informatie er beschikbaar komt en wat ze vervolgens hiermee kunnen. Dit verhoogt de bereidheid om zaken anders te doen dan voorheen. Het mes snijdt aan twee kanten omdat processen verbeteren en de collega’s ook daadwerkelijk iets terugkrijgen.

Op alle afdelingen

Sumatra wordt super breed ingezet vertelt Sandra. “Met de Sumatra Builder maak ik rapportages voor finance, projecten, productieorders, stamdata, werkinstructies, magazijn en uiteraard inkoop- en verkoop. Er wordt op alle afdelingen met Sumatra gewerkt. De gebruikers zijn afhankelijk van hoe ik de overzichten maak, maar volgens mij zijn de collega’s tevreden over het gebruik van Sumatra. Onder andere de koppeling met de ontvangst registratie in het magazijn werkt super goed. Binnenkort ga ik voor de projectmanagers aan de slag, omdat ik nog niet helemaal tevreden ben over de wijze waarop nu de voornamelijk financiële data wordt gepresenteerd. Mijn doel is om de cijfers anders te presenteren, zodat de projectmanagers nog beter inzicht krijgen in de voor hen relevante cijfers.”

Data Model Editor

Het maken van de Sumatra overzichten met de Sumatra Builder gaat Sandra erg goed af door haar ruime ervaring, maar ook door de eenvoud van de applicatie. De meegeleverde Data Dictionary en Metadata browser vereenvoudigt het vinden van de benodigde data enorm. Daarnaast maakt Sandra veel gebruik van de Data Model Editor. “Ik gebruik dit heel vaak om data uit meerdere tabellen te koppelen. Dit geeft mij nog meer vrijheid om de gewenste data op de juiste manier te presenteren. Het is soms even puzzelen, maar als het vervolgens is gelukt dan word ik daar weer heel blij van.”

Exact Synergy

Sandra vertelt meer met Exact Synergy te willen gaan doen. Om te beginnen voor HR en misschien daarna voor het registreren van documenten en processen in de workflow. “Het is dan prettig dat Sumatra een integratie heeft ontwikkeld die de werking van Exact Synergy vereenvoudigt. Omdat iedereen al gewend is met Sumatra te werken, zal dit zeker bijdragen aan de acceptatie van Exact Synergy.”

Over N.M. Heilig

N.M. Heilig is een familiebedrijf die beseft dat het succes van processen afhangt van de technologie en betrouwbaarheid van de machines en installaties. Die zorgen namelijk dat materialen en grondstoffen efficiënt bewerkt en verwerkt worden. N.M. Heilig stelt zich als doel telkens de beste oplossingen aan te bieden. Of dat nu om een analyse gaat van procesomstandigheden of het leveren van kant-en-klare installaties. N.M. Heilig streeft naar een optimale capaciteit in doorvoer, een hoge mate van terugwinning, zuiverheid en precisie dosering. Door het leveren van bulk handling systemen en complete recycling installaties levert N.M. Heilig de benodigde technologie in uw productieproces. Kortom, ze functioneren als een verlengstuk om uw prestaties tot een succes te maken.